電子郵件禮儀的“天龍八部”

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 Email,或稱電子郵件,是21世紀(jì)最方便的工具,同時也是最容易給對方帶來不好印象的工具。前幾年,一個有名的跨國公司的總經(jīng)理用Email寫了一封言辭嚴(yán)厲的郵件給秘書,批評秘書周日來公司給自己開門時遲到(總經(jīng)理周日臨時請秘書開門),并且將其解雇。這位秘書也不甘示弱,將這封信轉(zhuǎn)發(fā)給全公司的人,還有媒體。事情鬧得很大,最后這位總經(jīng)理被解雇,當(dāng)然也沒有其他的公司敢請這位秘書。從這件事中我們可以看到,雖然電子郵件是兩個人之間的溝通,但你在寫郵件的時候,也要意識到這封郵件將來是有可能被公開的。

  我們一般來說,使用手機和電腦的人多為受過教育,屬于有一定層次和檔次的人,如果不懂使用禮儀,會讓人反感和討厭,使自己的形象受到損害,層次下降。今天,禮儀培訓(xùn)專家譚小芳老師就圍繞電子郵件禮儀的話題開展——

  據(jù)統(tǒng)計,如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封,但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務(wù)交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節(jié)省時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人時間,只把有價值的信息提供給需要的人。

  寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時候,要想到收信人會怎樣看這封Email,時刻站在對方立場考慮,將心比心。同時勿對別人之回答過度期望,當(dāng)然更不應(yīng)對別人之回答不屑一顧。

  電子郵件在給人們帶來方便的同時,也帶來了職場禮儀方面的新問題。我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié),別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種,而職業(yè)信件中是沒有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。譚老師認(rèn)為,尤其在商業(yè)界,我們崇尚信譽、掌握時機及合作分工,信奉顧客至上,著重與顧客的溝通,以達(dá)成促銷、增產(chǎn)與營利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節(jié),一些邋遢懶散的習(xí)慣,不僅會引起員工的竊笑,更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里,電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條,與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。禮儀培訓(xùn)講師譚小芳(預(yù)定譚老師商務(wù)禮儀培訓(xùn)課程,請聯(lián)系13733187876)提出電子郵件的天龍八部,希望對您的職場工作有所助益:

  1)標(biāo)題要提綱挈領(lǐng),切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題,例如:“嘿!”或是“收著!”

  添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處,在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容,便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急,分別處理。尤其是回復(fù)的信件,要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié),最好寫上來自公司的郵件,年、月、日以便對方一目了然又便于保留。

  2)電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書面交談式的風(fēng)格,開頭要有問候語,但問候語的選擇比較自由,像“你好”、“Hi”,或者僅僅是一個簡單的稱呼,結(jié)尾也可隨意一些,比如“以后再談”、“祝你愉快”等;也可什么都不寫,直接注上自己的名字。但是,如果你寫的是一封較為正式的郵件,還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生女士,您好!”結(jié)尾要有祝福語,并使用“此致敬禮!”這樣的格式。

  3)內(nèi)容簡明扼要,針對需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件,要小心寫在電子郵件里的每一個字,每一句話。因為現(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù),是合法的,所以發(fā)電子郵件時要小心,如果對公司不利的,千萬不要寫上,如報價等。發(fā)郵件時一定要慎重,還要定期重新審查你發(fā)過的電子郵件,評估其對商業(yè)往來所產(chǎn)生的影響。

  4)一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說:我最近收到一份電子郵件,其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個人之姓名,我實在沒有必要知道這些訊息。有一個妙方就是寄信時采匿名附件收信者(BC)取代附件收信者(CC)方式,或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容,例如:原件中摘要(memoto)部分之主題、地址及日期等。

  注意回答問題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問題的時候,最好只把相關(guān)的問題抄到回件,然后附上答案。不要用自動應(yīng)答鍵,那樣會把來件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù),那樣太生硬了,而且讓讀的人摸不著頭腦。對方給你發(fā)來一大段郵件,你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字,顯示出你的尊重。

  5)合宜地稱呼收件者,并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方,寄與何人,但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié),包括在信件開頭尊稱收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通訊地址、電話,以方便收信者未來與你的聯(lián)系。越是在大型的公司,你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名,同時在郵件的結(jié)尾添加個人簽名欄。人們通常會把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過多的人,打開郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無關(guān)的,刪除它們費時費力,所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理,把郵件的數(shù)量控制在最小。條件允許的話要每天檢查自己的郵箱,及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外,重要的機密和敏感的話題不要使用電子郵件,因為它不能保證嚴(yán)守機密。

  6)結(jié)尾簽名。每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

  7)要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)。

  1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

  2.而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng),當(dāng)然如果CC的人有建議,當(dāng)然可以回Email。

  3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

  4.TO,CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

  5.只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源

  6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息,還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人,讓人摸不著頭腦。

  8)主動控制郵件的來往

  為避免無謂的回復(fù),浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回復(fù),或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考,無需回復(fù)”。(更多文章請登錄禮儀培訓(xùn)網(wǎng)www.liyipeixun.org)

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