檔案轉移的要點

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我們每天都會產生大量的文件,我們的辦公室沒有多余的空間存放這么多的紙質檔案,因此要把它們轉移到指定的貯藏室里,需要用時再取出。轉移檔案要制定一個周密的計劃,并且要有很多的步驟,這樣才能安全容納大量資料。
1.在轉移之前計劃好新的檔案。
2.如果全部檔案都要轉移,文件抽屜里只留下導引卡,要為新的檔案提前準備好文件夾,文件夾的標簽上使用與以前文件夾不同的顏色標明日期和主題。
3.如果留下文件夾和導引卡,要準備一套文件夾裝轉移抽屜里的材料,在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標簽并提前作好轉移準備。
4.如果有足夠的空間,可以讓準備轉移的檔案在辦公室里再放幾個星期,直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。
5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環(huán)境存放舊檔案。
6.為避免影響正常的辦公室工作,要在制定轉移計劃的幾個小時之內完成整個轉移過程,這時不妨多找?guī)讉€人來幫忙,分工合作,既高效又保持工作質量。
7.在所有轉移文件或盒子上貼上標簽,寫明檔案的內容、日期等內容以便認讀時方便省時。
8.把轉移的檔案或盒子捆緊,并在運送過程中確保安全。
 要點 轉移 檔案

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