論文關(guān)鍵詞:檔案信息資源　標(biāo)準(zhǔn)體系　網(wǎng)絡(luò)化

　　論文摘要:隨著企業(yè)改革的深化和發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大?檔案信息量劇增?傳統(tǒng)的手工管理和單純的實(shí)體管理模式?己不能適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需要。建立檔案信息網(wǎng)?將檔案的實(shí)體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理?使檔案信息資源的開發(fā)真正的做到方便、準(zhǔn)確、快捷?全面提供各種檔案信息?提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率?滿足需求?實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的最終目標(biāo)。

　　1前言

　　多年來?八鋼所屬單位所用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一致?檔案的存放分二級保管。檔案部門承擔(dān)著兩大職能:一是?從宏觀上對全八鋼各種門類的檔案依照國家、自治區(qū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善和制定公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?并對八鋼所屬各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo);二是?收集、整理并提供公司成立以來黨政、行政的全部文件。收集、整理并提供利用公司財(cái)務(wù)部管轄的各部門形成的會(huì)計(jì)檔案?保存并提供八鋼股份公司成立以前的所有會(huì)計(jì)檔案。保存并提供利用企業(yè)兼并、破產(chǎn)、機(jī)構(gòu)改制等形成的會(huì)計(jì)、文書檔案。收集、整理并提供利用公司部分聲像檔案和照片檔案。

　　目前?八鋼檔案圖書中心的主要檔案有:黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經(jīng)營管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、會(huì)計(jì)類檔案、人事管理類檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案?檔案的總庫存量為101427卷?公司所屬各二級單位收集、整理形成的各門類的檔案資料109399卷。2002年底?所有八鋼人事檔案集中在檔案圖書中心保管?oA系統(tǒng)實(shí)施以后?全公司的文件全部集中在檔案圖書中心?科技檔案、部分財(cái)務(wù)檔案仍由各二級單位自行管理。隨著八鋼信息化建設(shè)的發(fā)展?八鋼檔案信息化管理正逐步實(shí)施。

　　2檔案信息化建設(shè)工作面臨的一些問題

　　隨著八鋼現(xiàn)代化管理水平的提升?八鋼檔案信息化建設(shè)也得到了長足的發(fā)展?檔案現(xiàn)代化進(jìn)程隨之加快。實(shí)施檔案信息化管理?遇到了許多現(xiàn)實(shí)問題。如領(lǐng)導(dǎo)的重視、經(jīng)費(fèi)的來源和投入力度、隊(duì)伍建設(shè)的專業(yè)化和年輕化等。尤其是對檔案信息是否要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的認(rèn)識(shí)上存在分歧。不少人認(rèn)為要將原有館藏檔案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄輸入計(jì)算機(jī)?工作量巨大?人手不夠;利用計(jì)算機(jī)組卷?查閱檔案資料不一定比人工操作方便。

　　2.1關(guān)于檔案管理軟件開發(fā)

　　檔案信息管理在實(shí)施過程中?檔案專業(yè)人員參與信息化建設(shè)?多數(shù)是以配角身份出現(xiàn)?實(shí)施信息化的主體是計(jì)算機(jī)編程人員?由于他們對檔案專業(yè)知識(shí)了解不多?無法對檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作進(jìn)行充分調(diào)研?編出的檔案管理軟件往往價(jià)值不高?影響到檔案信息資源的充分發(fā)揮。

關(guān)于數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫

　　就檔案目錄數(shù)據(jù)而言?能用計(jì)算機(jī)管理起來的占總數(shù)的70%左右?檔案信息數(shù)字化實(shí)施起來還有許多問題要解決。面對的歷史檔案數(shù)量多?如文革以前的檔案?紙質(zhì)差、有些字跡褪色?給掃描工作帶來許多困難。新的檔案數(shù)量劇增?如一些撤消機(jī)構(gòu)的工資冊、報(bào)表、憑證的會(huì)計(jì)檔案?全八鋼在職職工、辭職、死亡、不詳?shù)娜耸聶n案?還有集團(tuán)公司的行政、黨委的發(fā)文全部集中在檔案圖書中心保管等。只有全文(實(shí)體)全部數(shù)字化?檔案信息管理才能起步。

　　2.3檔案信息化建設(shè)專業(yè)人員的素質(zhì)問題

　　檔案隊(duì)伍面臨著知識(shí)老化?信息開發(fā)形式傳統(tǒng)的現(xiàn)狀?直接影響著檔案信息開發(fā)的力度和深度。例如檔案信息開發(fā)工作?內(nèi)容上只能停留在簡單的介紹和匯編上;形式上?也只局限于編制索引?缺乏綜合性、專題性的檔案調(diào)研報(bào)告。在企業(yè)檔案工作者中?與其他專業(yè)相比較還存在著運(yùn)用信息化能力差的情況?檔案人員計(jì)算機(jī)操作及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用能力差?英語水平偏低?企業(yè)檔案隊(duì)伍中還缺少熱愛檔案工作又懂計(jì)算管理的復(fù)合型人才。

　　3做好八鋼檔案信息化管理幾點(diǎn)建議

　　信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢面臨信息技術(shù)帶來的千載難逢的發(fā)展機(jī)會(huì)?八鋼檔案管理工作也要抓住這個(gè)時(shí)機(jī)把檔案中蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容開發(fā)出來?讓利用者以快捷的方式得以利用?充分發(fā)揮檔案資源的作用?為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　3.1爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持

　　取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持?為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境尤為重要。首先?檔案部門應(yīng)以市場為導(dǎo)向?主動(dòng)進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)?挖掘各種適銷對路的檔案信息?企業(yè)為了明確產(chǎn)品定位?就必須知道不同產(chǎn)品品牌的市場份額;為了定價(jià)?就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略?就必須了解產(chǎn)品銷售的周期性及市場競爭狀況;為了有效控制庫存就必須隨時(shí)了解庫存銷售狀況;為了挖掘新產(chǎn)品?就必須全面了解生產(chǎn)廠家。如果檔案部門能夠在以上方面為企業(yè)提供實(shí)際、詳細(xì)、可靠的檔案資料?可以以數(shù)字、文字、圖表給予提供?那么為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級的信息服務(wù);其次?要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。除做好上門服務(wù)外?還要主動(dòng)與科研、教學(xué)、行政管理部門建立咨詢服務(wù)?改進(jìn)服務(wù)方法?更新服務(wù)手段提高服務(wù)水平?提升服務(wù)功能。只有這樣?檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持從而給予更多的資金投入?使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

　　3.2開發(fā)適合檔案信息化的軟件

　　八鋼是一個(gè)鋼鐵聯(lián)合企業(yè)?形成的檔案資料門類多、內(nèi)容復(fù)雜?所以檔案信息管理化軟件必須與企業(yè)的性質(zhì)、企業(yè)形成檔案資料相吻合。目前?八鋼辦公系統(tǒng)財(cái)務(wù)、人事、銷售計(jì)劃合同及工程管理都實(shí)現(xiàn)了信息化管理?這些系統(tǒng)都能產(chǎn)生大量的、各種門類的檔案資料?檔案管理系統(tǒng)怎樣和這些系統(tǒng)形成網(wǎng)絡(luò)化管理?這是檔案管理軟件所必須考慮的問題?因此?開發(fā)檔案管理軟件要全面考慮?充分調(diào)研?實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理?實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案資源的共享。

3.3豐富館藏?積極推進(jìn)檔案字化建設(shè)

　　開辟檔案信息資源。要擴(kuò)大檔案收集對象?即要向法定的檔案形成部門進(jìn)行收集?還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進(jìn)行收集?也要向個(gè)人收集。同時(shí)企業(yè)檔案的收集、保管重點(diǎn)要轉(zhuǎn)向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有著直接關(guān)系的文件。比如:銷售部門形成經(jīng)營檔案?科研部門形成的科研檔案、產(chǎn)品檔案?財(cái)務(wù)部門形成的各類會(huì)計(jì)檔案?行政主管機(jī)構(gòu)制發(fā)的紅頭文件及企業(yè)信息等?都應(yīng)集中保管在檔案圖書中心。這是一項(xiàng)長期而艱巨的工作?只有這樣才能為檔案高質(zhì)量的信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

　　3.4規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

　　有了適應(yīng)企業(yè)的檔案管理軟件?必須要做好基礎(chǔ)工作?即規(guī)范檔案的整理、編目工作。嚴(yán)格執(zhí)行國家的標(biāo)準(zhǔn)?將要錄入的檔案信息全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化?這樣為檔案數(shù)據(jù)的錄入和檢索打下良好的基礎(chǔ)。這是項(xiàng)系統(tǒng)工程?公司可以根據(jù)單位的具體情況?制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)?？傊?所有的檔案管理都必須要滿足檔案信息化管理的要求。

　　針對現(xiàn)存檔案要按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目?對到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。建立好全宗卷的案卷目錄?填寫好文書檔案、會(huì)計(jì)檔案?除正常的檔案整理、接收、編目、排架外?還要加強(qiáng)對重大活動(dòng)、重點(diǎn)的工程項(xiàng)目進(jìn)行超前控制?加強(qiáng)監(jiān)控力度。對一些工程項(xiàng)目?如小型材、電爐煉鋼、高速線材、熱電聯(lián)產(chǎn)等?所形成的技術(shù)資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)?確保技術(shù)資料的完整、準(zhǔn)確。對柴油車大修廠、冶金建設(shè)公司、蝶王針織廠、雅滿蘇礦等單位按照檔案管理要求進(jìn)行全面指導(dǎo)?做好本部門的檔案基礎(chǔ)工作?使檔案管理工作不斷完善?內(nèi)容上進(jìn)一步優(yōu)化?為檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　3.5檔案信息資源建設(shè)

　　充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)?針對現(xiàn)存的黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類檔案、會(huì)計(jì)類檔案、照片檔案、聲像檔案的案卷級目錄?進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)?提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。在有條件的情況下?可用掃描儀?將重要的檔案逐步實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫的建立。加強(qiáng)對各單位形成的電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)?確保各單位所產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。

　　3.6完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

　　完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。文檔一體化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中應(yīng)用的必然結(jié)果?盡管文檔一體化管理的思路已提了很多年?但在實(shí)際工作中還存在各自為主?文件歸檔不及時(shí)?有時(shí)有漏歸?重要文件丟失的現(xiàn)象。這與管理制度不健全而造成人力、物力、財(cái)務(wù)的浪費(fèi)有直接關(guān)系。因此?需要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理?確保檔案信息完整與準(zhǔn)確。

　　集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)?作到黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科學(xué)技術(shù)研究課題檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)計(jì)、底圖、工程檔案?人事檔案等管理規(guī)范。加快研究和制訂電子公文歸檔?形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制?推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有序開展。

3.7提高檔案人員的素質(zhì)及責(zé)任感

　　檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。檔案工作者的素質(zhì)主要包括:政治思想、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)知識(shí)、文化水平、辦事能力和身體條件等方面。檔案管理工作屬于一種專業(yè)管理工作?有著特殊規(guī)律?不能只憑一般的知識(shí)和單純的傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)工作?檔案工作人員必須逐步做到專業(yè)化、技術(shù)化。在具有高度的政治覺悟和良好的工作作風(fēng)的前提下?還要加強(qiáng)現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)?掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)及電子文件管理知識(shí)?使之運(yùn)用于檔案管理實(shí)踐的工作效率和辦事能力。檔案工作者只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐?以全新的檔案管理模式和服務(wù)理念來做好每一項(xiàng)本職工作?檔案管理工作才能真正意義上朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。

　　4、八鋼檔案管理工作的發(fā)展方向

　　4.1檔案內(nèi)容向多元化方向發(fā)展?綜合性增強(qiáng)

　　檔案信息資源的利用涉及內(nèi)容越來越廣泛?為了更好向利用者提供服務(wù)?勢必要求檔案管理向多元化發(fā)展?豐富館藏?增強(qiáng)檔案內(nèi)容的綜合性。

　　4.2檔案管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展

　　隨著檔案館藏?cái)?shù)量和內(nèi)容的日益增多?以及利用者對快速準(zhǔn)確、便捷查閱檔案需求的日益迫切?利用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)理論和方法管理檔案?提高檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化水平?使檔案管理達(dá)到最優(yōu)化的效果?必然成為未來檔案開發(fā)利用的一個(gè)重要‘的趨勢。如采用縮微技術(shù)存儲(chǔ)檔案信息?以保護(hù)和延長檔案的壽命;采用通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)遠(yuǎn)距離傳送檔案信息等。

　　4.3檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

　　網(wǎng)絡(luò)化的管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶?分而治之的狀態(tài)?將工程檔案信息管理與文書檔案、技術(shù)資料、圖書、報(bào)刊等信息的管理融為一體?？萍紮n案、文書檔案、圖書資料等信息通過網(wǎng)絡(luò)融為一體?連成一片?形成一個(gè)包括各種信息資源在內(nèi)的“公司信息資源系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)所謂“信息資源共享”。以往利用者必須到檔案室才能利用?而網(wǎng)絡(luò)化建成后?利用者可以在自己的辦公室?甚至設(shè)計(jì)現(xiàn)場的終端前對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。以利用者為中心設(shè)立多途徑的檢索系統(tǒng)?并且將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接?利用者不僅可以查閱所需的信息?還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。

　　5結(jié)論

　　建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)是企業(yè)的發(fā)展需要?是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍?將檔案管理從手工勞動(dòng)擺脫出來?實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動(dòng)管理?同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢。這樣即節(jié)省了人力又保護(hù)了檔案原件。隨著信息化手段的提高?檔案信息管理工作能夠達(dá)到新的水平?檔案信息資源發(fā)揮更大的作用。

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