時(shí)間管理概覽
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一、 認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間:
我們的工作不是從自己的任務(wù)開(kāi)始的,而是從掌握時(shí)間開(kāi)始的。認(rèn)清我們的時(shí)間花在什么地方才是起點(diǎn),然后管理自己的時(shí)間,減少非生產(chǎn)性工作所占用的時(shí)間,才是當(dāng)務(wù)之急。為了更好的完成任務(wù),讓我們:
記錄自己的時(shí)間;管理自己的時(shí)間;集中自己的時(shí)間。
二、 如何診斷自己的時(shí)間:
第一步:要記錄自己時(shí)間耗用的實(shí)際情形。
必須在“當(dāng)時(shí)”立即加以記錄,長(zhǎng)期積累就可以保持一份時(shí)間記錄簿,以便于自己檢討;你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間花費(fèi)往往很亂,常常浪費(fèi)在無(wú)謂的小事上,但是經(jīng)過(guò)練習(xí)并且持之以恒,時(shí)間的利用是會(huì)有進(jìn)步的。
第二步:先將“非生產(chǎn)性”的和“浪費(fèi)時(shí)間”的活動(dòng)找出來(lái),消除這類活動(dòng);要做到著一點(diǎn),有賴于自己發(fā)問(wèn)下面的幾個(gè)問(wèn)題:
1、 浪費(fèi)時(shí)間,無(wú)助于成果。將時(shí)間記錄本拿出來(lái),逐項(xiàng)地問(wèn):“這件事如果不做,有何后果?”假使認(rèn)為:“不會(huì)有任何影響”,那么要即刻停止,對(duì)于那些出于禮節(jié)性的事情,只要審度一下婉絕即可;
2、 事實(shí)上,人總有一種傾向,高估自己的地位的重要性,認(rèn)為許多事是非要恭親不可,然而,實(shí)際上并非這樣;在時(shí)間記錄所載活動(dòng)中,如果哪一項(xiàng)另請(qǐng)他人做更好,就要學(xué)會(huì)“授權(quán)給別人”,這樣才能真正做好自己該做的工作。
3、 有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素,我們是必須消除的:不要浪費(fèi)別人的時(shí)間!
三、 消除時(shí)間浪費(fèi)的途徑:
1、 找出由于缺乏制度或遠(yuǎn)見(jiàn)而產(chǎn)生的浪費(fèi)時(shí)間的因素;
2、 要克服信息功能不靈的障礙,提高時(shí)間的利用效率。
四、時(shí)間管理中的四個(gè)象限:
重要
重要、不急
II I
重要、急迫
不急迫 迫切
不重要、不急 不重要、急迫
III IV
不重要
第二象限組織法:
1、 屬于第 II 象限的工作,有那些:
準(zhǔn)備工作、預(yù)防措施;
改善人際關(guān)系;
作更周詳?shù)囊?guī)劃與組織;
抓住新機(jī)會(huì);
充實(shí)自我;
增進(jìn)能力;
價(jià)值觀的澄清;
2、 我們大部分的時(shí)間落在第幾象限? 為什么?
3、我們的時(shí)間應(yīng)該集中在哪一象限? 為什么?
急 迫 不 急 迫
重 要 I
緊急狀況
迫切的問(wèn)題
限期完成的會(huì)議或工作 II
準(zhǔn)備工作
預(yù)防措施
價(jià)值觀的澄清
計(jì)劃
人際關(guān)系的建立
真正的再創(chuàng)造
增進(jìn)自己的能力
不 重 要 III
造成干擾的事、電話
信件、報(bào)告
會(huì)議
許多迫在眉睫的急事
符合別人期望的事 IV
忙碌瑣碎的事
廣告函件
電話
浪費(fèi)時(shí)間
逃避性活動(dòng)
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