拒絕低效會議：高效會議組織的8個步驟

  培訓講師：王偉

講師背景：
王偉BOWENWANG華東師范大學（ECNU）教育學博士“一課一師”TTT內(nèi)訓師培養(yǎng)設計導師芬蘭CSA引導師認證講師美國認證協(xié)會（ACI）國際注冊ACI職業(yè)沙盤認證授權講師正德咨詢組織經(jīng)驗萃取技術研究院認證講師2018（第六屆）“我是好講師 詳細>>

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拒絕低效會議：高效會議組織的8個步驟詳細內(nèi)容

拒絕低效會議：高效會議組織的8個步驟

拒絕低效會議：高效會議組織的8個步驟
80%企業(yè)不知道的會議組織和運營技巧
【課程背景】
我們?nèi)粘９ぷ髦校刻斓臅r間都會被各種會議切割得支離破碎。如果你是一個中層管理者，每周可能有35%的時間用于參加和主持各種會議；如果你是一個高層管理者，則可能超過50%；從財務數(shù)字來講，大多數(shù)組織直接花在開會上的費用占人事辦公費用的7-15%，因此，會議是企業(yè)管理中的很重要一項工作內(nèi)容。
然而，我們卻往往發(fā)現(xiàn)許多會議效率很低，冗長拖延，議而不決……最后大家都會產(chǎn)生一個趨同的認知：參加的會議越少越好，越短越好。
可是，當我們仔細考察每一次開會的理由時，卻發(fā)現(xiàn)絕大部分會議的召開都是有原因的，那么，我們怎么辦呢？難道我們不能讓這些會議更高效些、煩惱更少些么？
【課程目標】
1.了解會議這種特殊管理活動的特點和規(guī)律
2.把握解決問題一類會議的操作關鍵
3.熟悉高效解決問題會議的實施過程
4.練習與思考如何改進我們?nèi)粘Ｏ嚓P會議的效率
【課程對象】
1.任何發(fā)起會議的組織者、工程師、技術專家等
2.中高層管理者、部門經(jīng)理、中基層主管、新任經(jīng)理/主管、班組長
【課程長度】
2天（6H/天，可根據(jù)客戶的需求調(diào)整）
【課程綱要】
課程導入：
1.在工作中為什么要開會？
2.在工作中，開會時最優(yōu)的選項嗎？
3. 我們都有哪些不好的開會習慣？
單元一：高效成功會議概述
一、高效會議中的六大常見現(xiàn)象
（一）臨時會議、突發(fā)會議太多
（二）議事缺乏規(guī)則
（三）會議層次不清楚
（四）會前準備不充分
（五）會后執(zhí)行不到位
（六）會議紀律淡漠
二、“開會”與“做出決定”是兩個環(huán)節(jié)
三、會議成本的計算
四、會議管理就是生產(chǎn)力
五、開好會和做好決定是對職業(yè)經(jīng)理人的基本要求
六、會議中的六大角色
七、高效成功會議的四項基本原則
原則一：無目標不開會
原則二：無議程模板不開會
原則三：無會前充分準備不開會
原則四：無會中決策流程不開會
單元二：高效成功會議的八個步驟
步驟1：“明目的”——明確會議的4個依據(jù)
1.決策與執(zhí)行
2.解決問題
3.創(chuàng)意發(fā)想
4.凝聚向心力
步驟2：“定形式”——確定會議舉辦的方式
1.與會者規(guī)模
2.會議地點
3.會議流程
步驟3：“碰時間”——避免沖突
1.確認與會者的時間
2.安排與預定會議室
步驟4：“發(fā)通知”——信息告知與反饋
1.會議通知的撰寫
2.會議通知發(fā)放的時間節(jié)點
3.參會反饋
步驟5：“做準備”——落實會議準備事項
1.會議信息收集
2.會議材料準備
3.會議場地設備準備
步驟6：“準運行”——準時啟動會議的流程
1.主持人的職責、要點、善用個人技巧
2.執(zhí)行會議流程
3.開放式溝通和與會者的意見交換
4.如何有效控制會場氣氛
5.與會者意見產(chǎn)生分歧時的有效處理方法
6.如何有效激勵會議成員參與
7.如何有效激勵沉默不發(fā)言的與會者參與討論
8.如何面對滔滔不絕的發(fā)言者
9.如何控制爭論的場面
10.偏離會議主題的情況分析和控制方法
11.會議的時間控制
步驟7：“產(chǎn)結果”——要開有結果的會議
1.會議的決策機制與流程
2.有效參與會議中的四項技巧
技巧 1：提案具體
技巧 2：1分鐘演講術
技巧 3：建立體系
技巧 4：引用提案
3.高效會議必備的四個能力
能力1：聆聽力
能力2：發(fā)問力
能力3：回答力
能力4：決策力
步驟8：“必跟進”——會議成果的落地與實現(xiàn)
1.會議紀要與會議報告
-會議記錄的原則
-會議記錄方法和技巧
-會議報告的關鍵要素
-有效地完成會議報告
2.追蹤執(zhí)行
-監(jiān)督會議決議的執(zhí)行及時控制
-追蹤待議問題
-執(zhí)行會議決議并及時反饋
-繼續(xù)思考待議論問題
單元三：如何開好六種類型會議的技巧
一、早會
（一）什么是早會
（二）早會的5個目的及關鍵點
1.培訓
2.激勵
3.宣導
4.鍛煉
5.灌輸
二、夕會
（一）夕會的兩個核心目的
1.總結今天的工作，解決遇到的問題
2.對第二天的工作進行規(guī)劃
（二）夕會關注的4個要點
三、周例會
（一）周例會的參加對象
（二）周例會的目的
四、月啟動大會
（一）月啟動大會的目的
（二）月啟動大會包括的內(nèi)容
1.總結和分析上階段目標達成情況
2.表彰上階段優(yōu)秀部門與個人
3.分享成功經(jīng)驗和感人故事
4.設定下階段總目標及各部門目標
5.宣導獎勵計劃，各部門表達決心，發(fā)起挑戰(zhàn)（公眾承諾）
五、季度戰(zhàn)略研討會
（一）會議對象
（二）會議重點關注內(nèi)容
六、年慶和年會
（一）年慶
（二）年會
單元四：國際化視野下的高效成功會議經(jīng)驗
一、日本黛安芬：每日例行營銷早會
二、日產(chǎn)汽車：價值優(yōu)先會議
三、英特爾：高效會議
四、IDEO：頭腦風暴
五、奧美集團：創(chuàng)意發(fā)想會議
六、三星：目標指向型會議
Q&A

 

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