現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)在成功應(yīng)用了財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)或者是供應(yīng)鏈信息管理系統(tǒng)甚至是生產(chǎn)制造信息系統(tǒng)后,開(kāi)始將信息化的應(yīng)用范圍擴(kuò)大到了人力資源管理的領(lǐng)域,但這并不代表只有做好了財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈或者是生產(chǎn)制造的信息系統(tǒng)后才可以進(jìn)行人力資源的信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施,只不過(guò)說(shuō)企業(yè)為了降低風(fēng)險(xiǎn)愿意將企業(yè)的ERP信息管理分步進(jìn)行,確保項(xiàng)目的成功。在國(guó)外,大多是人力資源信息系統(tǒng)的建設(shè)要先于其他系統(tǒng)。
　　人力資源信息管理系統(tǒng)從理論上或是目前軟件的分類管理上來(lái)講其范圍還是很大的,這其中可能就會(huì)包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓(xùn)管理、招聘管理、考勤休假管理、保險(xiǎn)福利管理、績(jī)效管理及員工或經(jīng)理自助管理等很多方面,任何一個(gè)商品軟件不會(huì)把這些東西集合在一起,他們大多是按其具體功能分模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)人力資源管理的需要,那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目如何來(lái)實(shí)施才能確保它的成功呢,我在這里簡(jiǎn)單的做一個(gè)講述,希望它可以幫助企業(yè)成功地實(shí)施自己的信息項(xiàng)目。
　　成功實(shí)施人力資源信息管理系統(tǒng)我覺(jué)得要從下面幾個(gè)方面進(jìn)行考慮及準(zhǔn)備：
　　
　　一、確定符合實(shí)際的企業(yè)需求管理目標(biāo)并選擇合適的商品軟件
　　
　　有些企業(yè)在一談到進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)或是實(shí)施時(shí)往往忽略了企業(yè)的現(xiàn)狀,無(wú)邊無(wú)際的要求實(shí)現(xiàn)著什么,不管這些要求是不是合理的、可行的、是否適合企業(yè)管理需要,這些事情或是想法是十分可怕的事情,目標(biāo)明確并且合理是企業(yè)成功實(shí)現(xiàn)人力資源信息管理系統(tǒng)的基本前提。其實(shí)人力信息系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)該是以目前實(shí)際管理的基礎(chǔ)上,以規(guī)范其不合理的流程,建立可行性、合理性的管理制度或流程應(yīng)用為目標(biāo),借助于應(yīng)用軟件工具規(guī)范或提高管理效率的一項(xiàng)工作。例如企業(yè)目前在員工考核、其他業(yè)務(wù)流程不規(guī)范的情況下只是希望將薪資管理實(shí)現(xiàn)信息化以摒棄原來(lái)手工處理工資的業(yè)務(wù),那么企業(yè)可以只選擇薪資管理模塊,像績(jī)效管理這些與企業(yè)非人事業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容最好目前不要選擇,除非企業(yè)有足夠的人力與時(shí)間來(lái)做業(yè)務(wù)流程的規(guī)范或是梳理,否則很難保證項(xiàng)目在實(shí)施時(shí)不被拖延或出現(xiàn)失敗的局面。換句話說(shuō)企業(yè)在選擇時(shí)要考慮企業(yè)的目前現(xiàn)狀是否允許低風(fēng)險(xiǎn)地完成企業(yè)的目標(biāo),而不是拋開(kāi)一切現(xiàn)實(shí)狀態(tài)意念上的高度追求。
　　確定好企業(yè)人力資源要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)后,下一步就是選擇合適的軟件了。現(xiàn)在社會(huì)上光是國(guó)內(nèi)就有成幾百家軟件公司為企業(yè)提供人力資源管理的軟件,加上國(guó)外的恐怕就會(huì)有近千家這樣的規(guī)模。如何在這眾多的軟件供應(yīng)商中選擇適合自己的軟件,其實(shí)是一件很不容易的事情。國(guó)內(nèi)知名品牌的軟件大多是經(jīng)過(guò)眾多企業(yè)應(yīng)用檢驗(yàn)的,其功能比較完善,會(huì)隨著國(guó)家政策的變化而調(diào)整軟件的結(jié)構(gòu)或是功能,其價(jià)格稍微要高一些,但是較國(guó)外的要便宜;小規(guī)模沒(méi)有名氣的軟件大多是根據(jù)某個(gè)企業(yè)定制開(kāi)發(fā)的,其檢驗(yàn)程度僅限于一家或是幾家,但是軟件的價(jià)格會(huì)占有極大的優(yōu)勢(shì);國(guó)外的軟件一般來(lái)講拿過(guò)來(lái)不能馬上適用于中國(guó)的企業(yè),大多需要定制開(kāi)發(fā),其實(shí)施周期長(zhǎng),產(chǎn)品價(jià)格高,其日后維護(hù)的成本也相對(duì)較高。如果企業(yè)較小,需求不高,可以選擇國(guó)內(nèi)的小軟件,如果企業(yè)要求信息化的集成程度很高,其應(yīng)用范圍很廣,并且有一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ),可以選擇國(guó)內(nèi)知名的品牌;但基本上不建議本土公司選擇國(guó)外的人力資源軟件,實(shí)在是擔(dān)心水土不服。
　　國(guó)內(nèi)的軟件有品牌優(yōu)勢(shì)的主要是用友、金蝶等這些大的管理軟件公司,他們有不同的產(chǎn)品系統(tǒng),例如用友公司有E-HR軟件,適用于集團(tuán)型企業(yè)進(jìn)行人力資源的管理,還有U8人力資源,適合于中型企業(yè)管理,金蝶也是這樣。
　　我們是去年(2008)上的人力資源系統(tǒng)的,當(dāng)時(shí)已經(jīng)執(zhí)行了新的勞動(dòng)合同,在軟件選型時(shí)我們注意到有的軟件公司在系統(tǒng)中就按最新的政策設(shè)計(jì)了軟件,有的軟件公司沒(méi)有做出調(diào)整,結(jié)果我們選擇了及時(shí)根據(jù)政策進(jìn)行調(diào)整的軟件公司的產(chǎn)品。這家公司的軟件在考勤方面還有一個(gè)亮點(diǎn)打動(dòng)了選型組的成員,他們的軟件可以支持按不定時(shí)工作制進(jìn)行考勤,其他軟件商一般是沒(méi)有這樣的功能。產(chǎn)品很微小的功能可能對(duì)我們的工作效率就有很大的影響,所以讓軟件供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品介紹時(shí)一定要聽(tīng)他們的亮點(diǎn),通過(guò)幾家的比較,我們基本上可以選到認(rèn)為適合我們的產(chǎn)品。選型時(shí)我們要注意一點(diǎn),一定要選擇具有長(zhǎng)期發(fā)展的企業(yè),否則幾年內(nèi),軟件供應(yīng)商不存在了,我們的軟件也就沒(méi)有了使用保障。
二、要系統(tǒng)地規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程,確定可行的實(shí)施計(jì)劃
　　
　　其實(shí)在購(gòu)買了軟件商品后,我們大多是需要軟件公司與我們一起來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施,很少有企業(yè)只買軟件產(chǎn)品不買實(shí)施的,一個(gè)龐大的人力資源管理系統(tǒng)是不能靠員工自己摸透的,這樣就會(huì)涉及實(shí)施費(fèi)用與合作,如何保證在雙方約定的條件下成功地將軟件應(yīng)用起來(lái),這就是需要我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施前進(jìn)行合理的規(guī)劃。其實(shí)規(guī)劃可以包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容:一個(gè)是項(xiàng)目實(shí)施的周期;一個(gè)是項(xiàng)目實(shí)施的人員及項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)(不同于上面第一條的目標(biāo),那是一個(gè)泛式的管理目標(biāo),而這里是一個(gè)詳細(xì)的目標(biāo))。項(xiàng)目實(shí)施的周期大多是由軟件公司與企業(yè)雙方協(xié)商而定,但這個(gè)周期要符合項(xiàng)目自身的需要,不宜過(guò)短也不宜過(guò)長(zhǎng)。過(guò)短可使企業(yè)不能很好地掌握軟件功能及建立起規(guī)范的流程,過(guò)長(zhǎng)會(huì)浪費(fèi)實(shí)施費(fèi)用而且容易引起員工的不滿;另一點(diǎn)就是要明確這個(gè)項(xiàng)目由哪些成員組成,而不能讓涉及的人員都跟進(jìn)項(xiàng)目,否則企業(yè)的正常工作一定會(huì)受到影響。所以在人員選擇上要慎重,一般情況下要把企業(yè)的高層吸引進(jìn)項(xiàng)目中來(lái),雖然人力資源管理的項(xiàng)目大多是人力部門獨(dú)立使用,與其他部門關(guān)系不是很大,但是人力資源管理系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)檔案可能需要其他部門協(xié)同完成。這樣企業(yè)的高管就可以協(xié)調(diào)這些非人力部門來(lái)完成這項(xiàng)龐大的數(shù)據(jù)工程。在部門間出現(xiàn)的“爭(zhēng)論”可以進(jìn)行“拍板”性強(qiáng)制執(zhí)行。另一個(gè)是要求人力部門的經(jīng)理進(jìn)入項(xiàng)目,并充當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理一職,以組織本部門內(nèi)各分科室或職能部門的工作銜接,并直接向項(xiàng)目監(jiān)理進(jìn)行進(jìn)度匯報(bào);再有就是需要若干名對(duì)人力業(yè)務(wù)熟知、有學(xué)習(xí)能力的人員進(jìn)行項(xiàng)目,充當(dāng)關(guān)鍵用戶的角色。當(dāng)然這些是針對(duì)稍等規(guī)模企業(yè)的,如果一個(gè)企業(yè)里人力部門總共就有3～5個(gè)員工就可不必這樣挑選人員。
　　在有了一個(gè)時(shí)間周期與參與者之后,就要根據(jù)企業(yè)的情況制定合理可行的實(shí)施計(jì)劃,把要達(dá)到的目標(biāo)按天與人進(jìn)行分解,明確每個(gè)人在每一個(gè)時(shí)間段要完成什么工作,以確保項(xiàng)目的最后成功。
　　這里要著重談一下,企業(yè)提供了相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)的同時(shí)也需要軟件方提供穩(wěn)定的實(shí)施團(tuán)隊(duì)以確保項(xiàng)目的質(zhì)量。有些軟件廠商不確定自己的團(tuán)隊(duì),而是采用抓人的政策,今天是甲來(lái),明天是乙來(lái),還都有理由說(shuō)甲是薪資的專家,乙是績(jī)效的專家。一定要他們進(jìn)廠前也提供人員名單,并明確項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不可以輕易換人,這樣是對(duì)雙方負(fù)責(zé)。
　　 (一)要詳細(xì)描述企業(yè)的現(xiàn)在流程,讓軟件方幫助企業(yè)規(guī)范流程,并體現(xiàn)在實(shí)施方案中
　　在項(xiàng)目實(shí)施中這是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié),有些軟件公司會(huì)把這個(gè)階段稱為“藍(lán)圖設(shè)計(jì)”,可以想象這個(gè)階段在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中的地位了。只有在這個(gè)階段把工作落實(shí)到最具體處,后面的工作基本上都會(huì)迎刃而解。這個(gè)過(guò)程大體上可以分為企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查、企業(yè)需求分析、產(chǎn)品培訓(xùn)、項(xiàng)目解決方案等四個(gè)過(guò)程。

　　在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查中主要是軟件公司采用訪談式、問(wèn)卷式或其他方式了解企業(yè)人力資源管理的現(xiàn)狀及需要通過(guò)軟件解決什么樣的問(wèn)題,企業(yè)在回答時(shí)需要實(shí)事求是地講述,也可以向軟件公司了解其他企業(yè)在人力資源管理中有哪些好的管理方式與方法,將這些管理引進(jìn)到企業(yè)管理中來(lái)。
　　企業(yè)需求分析是軟件公司根據(jù)了解到的企業(yè)現(xiàn)狀及未來(lái)需求做出的一份分析報(bào)告,他們會(huì)在報(bào)告中指出哪些是企業(yè)要在管理方面進(jìn)行變革的,哪些是可以通過(guò)軟件來(lái)約束的,也就是說(shuō)他們會(huì)使企業(yè)的需求合理化,因?yàn)檐浖荒苁且粋€(gè)工具,是一個(gè)管理上的規(guī)范,在這個(gè)方面企業(yè)要有充足的接受準(zhǔn)備,很有可能軟件公司的指出會(huì)讓企業(yè)很多人覺(jué)得不舒服。
　　軟件應(yīng)用培訓(xùn)應(yīng)該是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。軟件公司會(huì)把適合企業(yè)人力資源管理需要的軟件產(chǎn)品功能講述給企業(yè)的員工(確切地講是傳授給企業(yè)的關(guān)鍵用戶),他們?cè)谧雠嘤?xùn)時(shí)已經(jīng)結(jié)合了以后企業(yè)運(yùn)作時(shí)的業(yè)務(wù)流程及操作,在這里希望企業(yè)的員工不是呆板地接受,更重要是學(xué)習(xí)為什么這樣做,這對(duì)以后企業(yè)自身業(yè)務(wù)的發(fā)展會(huì)很有幫助。在這里軟件方也會(huì)將企業(yè)員工培訓(xùn)時(shí)反應(yīng)的一些需求重新考慮,他們最終會(huì)在項(xiàng)目解決方案中全面地體現(xiàn)企業(yè)在人力資源方面的所有合理需求。在做軟件培訓(xùn)時(shí),一定要要求軟件方在培訓(xùn)前給出詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃,并做好培訓(xùn)講義,以保證員工在接受培訓(xùn)時(shí)可以有參考的教材。

(二)要準(zhǔn)備準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),并在此基礎(chǔ)上對(duì)項(xiàng)目解決方案進(jìn)行測(cè)試,確保無(wú)誤后上線
　　在項(xiàng)目解決方案出來(lái)后,軟件公司通常會(huì)讓企業(yè)按他們提供的數(shù)據(jù)格式準(zhǔn)備企業(yè)現(xiàn)在的數(shù)據(jù),這里可能會(huì)包括人員檔案、部門檔案、工資檔案等很多,檔案數(shù)量會(huì)根據(jù)企業(yè)所選的應(yīng)用模塊而不同,但我們要切記準(zhǔn)備這些數(shù)據(jù)時(shí)一定要仔細(xì),不能抱以“糊弄”的態(tài)度來(lái)做這個(gè)事情,因?yàn)槲覀円院蟮乃泄ぷ鞫紝⑿刨囘@些數(shù)據(jù),你現(xiàn)在不好好準(zhǔn)備,在后來(lái)你只能重新補(bǔ)做,你會(huì)更痛苦。在準(zhǔn)備出這些數(shù)據(jù)后你可以試著要求軟件公司幫你把這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中(我們就可以不用手工錄入了,減輕很多工作),可能有些數(shù)據(jù)是不能導(dǎo)入那我們需要小心地錄入,在所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)后千萬(wàn)不要以為這就可以了,我們一定要在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對(duì)軟件公司提供的解決方案進(jìn)行驗(yàn)證,不是我們不相信他們提供的方案,一是通過(guò)這些實(shí)際的數(shù)據(jù)我們可以熟悉軟件的操作性應(yīng)用,二是也可以研究一下流程設(shè)計(jì)的思路,以后在企業(yè)流程變化的情況下我們就可以自己搞定了。在各種有可能發(fā)生的業(yè)務(wù)得到充分測(cè)試后,我們才可以相信這個(gè)解決方案,這時(shí)我們才可以真正地進(jìn)行系統(tǒng)切換,但這里有一個(gè)小竅門,我們?cè)谶@個(gè)階段可以自己編制一份操作手冊(cè),以確保我們真正的流程,還可編制滿足自己崗位的操作手冊(cè),萬(wàn)一我們不在這個(gè)崗位時(shí)后來(lái)的人也可以很順利地接手這個(gè)工作,或者是我們調(diào)到其他崗位時(shí)也可以快速入門。
　　注意一點(diǎn),在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好之后測(cè)試之前,我們需要讓軟件公司為我們進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,并在測(cè)試過(guò)程中發(fā)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)問(wèn)題都一一在備份數(shù)據(jù)中進(jìn)行修正,以方便正式上線使用。
　　(三)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中一定要按計(jì)劃進(jìn)行,做好每個(gè)階段的總結(jié)與問(wèn)題的跟蹤
　　其實(shí)在做IT項(xiàng)目實(shí)施時(shí)最重要的就是保證項(xiàng)目在可控的范圍內(nèi),不要超期,這一點(diǎn)我們?cè)谇懊嫣岬竭^(guò)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃時(shí)要特別注意的。其實(shí)在實(shí)施過(guò)程中我們也要注意,要按周編制可行的實(shí)施周計(jì)劃,這樣才能有保證項(xiàng)目按預(yù)期的計(jì)劃向前發(fā)展,而且可以根據(jù)實(shí)際情況做些相應(yīng)的調(diào)整,防止項(xiàng)目偏差太多,保證主體按計(jì)劃進(jìn)行。最好在每周進(jìn)行一下項(xiàng)目的總結(jié)工作,把計(jì)劃要完成的與實(shí)際未完成的做一個(gè)比較,分析一下為什么沒(méi)有完成,把問(wèn)題跟蹤下來(lái)。對(duì)于需要部門協(xié)調(diào)的可以通過(guò)我們的項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行協(xié)調(diào),需要拍板也找他定奪。這樣我們才能確保項(xiàng)目始終在向前推進(jìn),不要死撐著。
　　其實(shí)人力資源信息管理系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中也會(huì)有很多的沖突,例如與企業(yè)早期應(yīng)用的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)制造系統(tǒng)在人事信息、部門檔案可能就會(huì)有沖突,當(dāng)時(shí)可能就是解決財(cái)務(wù)核算問(wèn)題或是生產(chǎn)中心的問(wèn)題,沒(méi)有充足考慮后期上人力資源信息系統(tǒng)的可能性,對(duì)于這些問(wèn)題一定要與原系統(tǒng)的應(yīng)用部門進(jìn)行充分的溝通、論證,尋求一個(gè)各方可接收的方案,妥善處理這些事情。筆者曾遇到過(guò)這樣的一個(gè)案例,企業(yè)早期上了財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造等系統(tǒng),在做人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施時(shí),發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算的部門是組,生產(chǎn)制造控制的部門是組的上一級(jí)“車間”,但是人力資源的績(jī)效要到組,與財(cái)務(wù)一致,最后協(xié)調(diào)的結(jié)果是生產(chǎn)制造調(diào)整原有的應(yīng)用模式,也控制到組,保證財(cái)務(wù)、人力、生產(chǎn)信息一致。
　　其實(shí)正規(guī)的、有能力保障的軟件供應(yīng)商在進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施時(shí),都會(huì)談及上面的一些事情,但有時(shí)我們不會(huì)特殊注意,加之供應(yīng)商在項(xiàng)目管控方面的強(qiáng)弱不一,很有可能就在上面的某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。雖然軟件供應(yīng)商會(huì)全力補(bǔ)救這些問(wèn)題,但是我們?cè)跁r(shí)間上、在人力上已經(jīng)花費(fèi)了很多,更重要的是擔(dān)心這些事情會(huì)影響項(xiàng)目組成員的積極性,對(duì)項(xiàng)目的整體產(chǎn)生負(fù)面的影響,所以企業(yè)的人員一定也要充分意識(shí)到這些事情,避免那些完全可以避免的問(wèn)題出現(xiàn),使得項(xiàng)目向積極的方向進(jìn)展。
　　祝愿所有上人力資源管理系統(tǒng)的企業(yè)都順利地應(yīng)用上自己心儀的軟件,也祝愿項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程人力資源工作者充滿快樂(lè)與激情。

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