管理者面對的無非是“人”和“事”。第7期我們介紹了“無領(lǐng)導(dǎo)小組”技術(shù)可以現(xiàn)場測評應(yīng)聘者對“人”的影響力，那么本期再奉上“文件筐”技術(shù)，則可以測評他現(xiàn)場處理事件的能力。

二戰(zhàn)期間，美國軍方向敵國派遣敵后情報(bào)人員屢屢受挫。為扭轉(zhuǎn)選人失利的不利局面，軍方委托心理學(xué)家研究了一套以情境模擬法為核心的人員鑒別方法，獲得了出乎意料的成功。

二戰(zhàn)結(jié)束后，美國電報(bào)電話公司大膽地將這一技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“軍轉(zhuǎn)民”，陸續(xù)對企業(yè)內(nèi)部四百余名年輕的經(jīng)理人員實(shí)施了以工作情境模擬為核心的測試，其中就包括被稱為“實(shí)戰(zhàn)演練”的文件筐測驗(yàn)。重點(diǎn)評估他們的知識、技能、價(jià)值觀和個人職業(yè)愿望等方面的內(nèi)容，并將測試結(jié)果封存。8年后，將當(dāng)年的測試結(jié)果與這些年被測人員的實(shí)際業(yè)績及晉升情況進(jìn)行對照，結(jié)果表明：在提升到部門經(jīng)理職位的人員中，80%的評價(jià)是正確的，而在未被提升的人員中，90%的人員預(yù)測準(zhǔn)確。上述結(jié)果帶給人們更多的信心。進(jìn)入21世紀(jì)，跨國企業(yè)已普遍采用這一技術(shù)進(jìn)行人才鑒別，我國一些管理較為規(guī)范的企業(yè)也已開始嘗試。

什么是文件筐？

資深測評專家、北京工業(yè)發(fā)展咨詢有限公司總經(jīng)理辛浩力介紹說：文件筐測驗(yàn)又稱為公文處理測驗(yàn)，它是將目標(biāo)職位在實(shí)際工作中將會遇到的典型事件、棘手問題等通過結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，以請示、匯報(bào)、通知、備忘錄、信函、報(bào)表、來電記錄等書面形式呈現(xiàn)。這些資料通常是放在文件筐中，“文件筐測驗(yàn)”因此而得名，讓被測人員在所安排的仿真情境中扮演目標(biāo)職位管理者的角色，對事先設(shè)計(jì)的文件進(jìn)行處置，通過寫出的書面處理意見，考察被測人員在規(guī)定時間內(nèi)能否敏銳捕捉信息、準(zhǔn)確形成判斷、妥善進(jìn)行決策、有效指揮與協(xié)調(diào)的能力，是被測者現(xiàn)場表現(xiàn)的綜合性測驗(yàn)。

為什么文件筐測驗(yàn)特別適合于高級管理人員呢？它主要得益于以下特點(diǎn)：

實(shí)戰(zhàn)性：文件筐測驗(yàn)的所有題目均來自于管理工作的實(shí)踐，是基于高級管理人員的特點(diǎn)設(shè)計(jì)的，它自然也最符合高級管理者的職位特點(diǎn)、職責(zé)內(nèi)涵。

仿真性：文件筐測驗(yàn)力求模擬目標(biāo)職位現(xiàn)實(shí)中真實(shí)發(fā)生的管理情境，讓被測人員扮演目標(biāo)職位管理者的角色，對實(shí)際解決問題具有高度似真性。

機(jī)動性：文件筐測驗(yàn)可以根據(jù)不同目標(biāo)職位的特點(diǎn)、所面臨的難題和困境以及需要評價(jià)的測評要素有針對性地編制題目，內(nèi)容靈活多變。

操作性：文件筐測驗(yàn)提供給被測人員的背景信息、測試問題以及被測人員對文件的處理意見都是以書面形式呈現(xiàn)的，測驗(yàn)便于操作，可多人同時實(shí)施。

多用性：文件筐測驗(yàn)除用作評價(jià)、選拔管理人員外，還可用于考核和培訓(xùn)。它能夠有效提高管理者的管理技巧，選拔過程也就是培訓(xùn)過程。

企業(yè)在決定使用文件筐測驗(yàn)前應(yīng)當(dāng)分析以下因素：

成本因素：文件筐測驗(yàn)的測試題目設(shè)計(jì)、評分標(biāo)準(zhǔn)確定過程需要投入相當(dāng)大的人力、物力和財(cái)力，只有通過深入地研究與篩選，才能保證較高的效度。從企業(yè)成本控制的角度分析，文件筐測驗(yàn)適用于擔(dān)負(fù)重大職責(zé)、戰(zhàn)略性的關(guān)鍵職位，一般為中高級管理職位，而用于基層管理者則可能得不償失。

評價(jià)因素：文件筐測驗(yàn)是綜合性測驗(yàn)，主試官首先要對被測人員的文件處理書面結(jié)果和他在測驗(yàn)過程中的行為表現(xiàn)進(jìn)行判斷和評價(jià)，然后通過深度問詢了解被測人員處理文件的思維過程及思維風(fēng)格。因此，主試官必須對測試題目的可能答案及題目之間的內(nèi)在聯(lián)系了然于胸，一般情況下非專業(yè)主試官需要接受1～2星期的培訓(xùn)，并且最好有測評專家隨時加以指導(dǎo)。

文件筐“裝”什么？

一般來講，文件筐內(nèi)裝的是十幾份甚至更多的諸如：備忘錄、請示、信函、報(bào)表等書面形式的文件，這些文件的信息來源有上級和下級，有內(nèi)部也有外部，內(nèi)容涉及內(nèi)部管理、人事、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、市場、政策法規(guī)、客戶、公共關(guān)系等方面，其中有些是日?，嵤拢行┦蔷o急事務(wù)，也有重大事宜，但這些問題都是圍繞目標(biāo)職位可能遇到的狀況進(jìn)行設(shè)計(jì)的。

文件筐測驗(yàn)最基礎(chǔ)、最重要的工作是測試題目的設(shè)計(jì)，也就是呈現(xiàn)給被測人員的各類書面文件，它決定了測評結(jié)果的信度和效度。設(shè)計(jì)測試題目主要依據(jù)以下信息：

產(chǎn)業(yè)或行業(yè)特點(diǎn)——企業(yè)發(fā)展階段——內(nèi)外環(huán)境狀況——組織氛圍與文化——職位使命及職責(zé)——工作活動與方式——權(quán)限與可用資源——內(nèi)外部協(xié)調(diào)關(guān)系——近階段工作目標(biāo)——管理能力與素質(zhì)。

一般情況下，由專業(yè)人員組成的測試題目設(shè)計(jì)小組，在充分掌握上述相關(guān)信息的前提下，用三個工作日左右的時間即可完成一個高級管理職位的文件筐測驗(yàn)題目設(shè)計(jì)。下面是文件筐測驗(yàn)的題目示例。

假定你是某合資電子公司的總經(jīng)理，以下任務(wù)要求你單獨(dú)完成：

今天是10月20日，由于停電所有管理人員已提前下班，你剛剛從本部回來，已經(jīng)是下午五點(diǎn)。你的辦公桌上有一堆文件，你最好在六點(diǎn)前處理完畢，因?yàn)槟銓⑷ハ愀蹍⒓訃H電子產(chǎn)品展覽會，機(jī)票已經(jīng)訂好，司機(jī)六點(diǎn)來接你去機(jī)場，你10月24日才能回到你的辦公室辦公。你公司的主要產(chǎn)品市場需求量很大，正打算擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模。好，你現(xiàn)在可以開始工作了。

文件一：金總：上月銷售部經(jīng)理陳華離職之后，又陸續(xù)流失6名業(yè)務(wù)主管，銷售人員數(shù)量嚴(yán)重不足，人力資源部至今沒有補(bǔ)充到位，部門內(nèi)士氣低落、人心思動。部門內(nèi)8名骨干業(yè)務(wù)主管今天聯(lián)名要求三日內(nèi)與您就銷售提成額度問題進(jìn)行溝通，此事如何處置，請指示。

銷售部，10.20

文件二：金總：財(cái)務(wù)部趙杰在劃撥款項(xiàng)時出現(xiàn)失誤，造成較大損失，按規(guī)定應(yīng)解除合同。現(xiàn)趙杰愿意由個人彌補(bǔ)損失，且趙杰的父親是我們的重要客戶，目前正面臨簽署明年的購貨協(xié)議，銷售部認(rèn)為按規(guī)定處理趙杰會對協(xié)議的簽署產(chǎn)生很大影響。此事如何處理？

人力資源部、財(cái)務(wù)部、銷售部，10.18

文件……

文件筐測什么？怎么測？

文件筐測驗(yàn)是評價(jià)高級管理人員的重要工具，它主要從兩個主要角度和一個輔助角度對被測人員進(jìn)行考察。

主：

管理能力角度：計(jì)劃、分析、預(yù)測、決策、組織、駕馭和溝通等能力。

業(yè)務(wù)角度：財(cái)務(wù)、人事、行政、市場、生產(chǎn)、戰(zhàn)略、投資等業(yè)務(wù)。

輔：

現(xiàn)場行為：自信/退縮、鎮(zhèn)定/焦慮、輕松/緊張、條理/忙亂……

其中：

計(jì)劃能力：合理利用信息資源以設(shè)立目標(biāo)，制定完成目標(biāo)的策略以及開展工作的步驟、方法及資源預(yù)算。

組織能力：根據(jù)任務(wù)的輕重緩急確定工作次序，組織各種指向結(jié)果的行動以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，有效授權(quán)及利用各種可用資源。

控制能力：設(shè)定業(yè)績目標(biāo)，檢核行動過程，及時解決出現(xiàn)的突發(fā)問題，保證正確的行動方向，客觀評價(jià)結(jié)果。

決策能力：縝密剖析復(fù)雜問題，多角度思考解決問題的途徑并理性評估，策劃并選擇高質(zhì)量的決策意見。

溝通能力：運(yùn)用書寫的技能準(zhǔn)確表達(dá)個人思想、意見和意愿，以影響他人來獲得廣泛的支持。
應(yīng)用文件筐測驗(yàn)要重點(diǎn)把握兩個環(huán)節(jié)：

1.文件筐測驗(yàn)的實(shí)施程序

（1）測試準(zhǔn)備階段：測試環(huán)境的布置、主試官的培訓(xùn)、測驗(yàn)題本及答題冊檢核、攝像設(shè)備檢查及試拍。

（2）現(xiàn)場施測階段：宣讀測試注意事項(xiàng)、指導(dǎo)語，按各階段測驗(yàn)時間要求控制進(jìn)程，攝像，主試官現(xiàn)場行為觀察。

（3）深度問詢階段：主試官依據(jù)被測人員筆試結(jié)果進(jìn)行提問，并參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一致性討論、評分。

（4）分析評價(jià)階段：參照標(biāo)準(zhǔn)對筆試結(jié)果評分、觀看現(xiàn)場錄像修正行業(yè)評價(jià)、綜合三類評分形成個人報(bào)告。

2.對主試官的要求

文件筐測驗(yàn)的主試官原則上應(yīng)由咨詢顧問、測評專家或心理學(xué)家擔(dān)任，企業(yè)的高管人員或人力資源管理者作為輔助測試官。由于企業(yè)高級管理人員對企業(yè)現(xiàn)狀有著更為深刻、切實(shí)的感受，在通過標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)以及專業(yè)人員的即時指導(dǎo)后，他們能夠與具有專業(yè)背景的主試官形成有益的互補(bǔ)。文件筐測驗(yàn)要求主試官具有以下方面的素質(zhì)：

●了解企業(yè)基本情況，對目標(biāo)職位的內(nèi)涵理解深入；

●具備相關(guān)知識基礎(chǔ)，了解文件筐測驗(yàn)的理論和實(shí)踐依據(jù)；

●熟知測試題目的各種可能答案及題目之間的內(nèi)在聯(lián)系；

●明確題目的評分標(biāo)準(zhǔn)及測試要素的定義，并與其他主試官達(dá)成一致；

●善于觀察被測人員的行為表現(xiàn)，準(zhǔn)確記錄并形成判斷；

●具備較強(qiáng)的溝通技能，恰如其分地進(jìn)行深度問詢；

●主試官應(yīng)當(dāng)在測試前得到充分的培訓(xùn)；

●能夠?qū)Ρ粶y人員進(jìn)行獨(dú)立、客觀、公正、審慎的評價(jià)

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