銷售系統(tǒng)的財務管理
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1. 客戶基本資料建文件:
業(yè)務人員應搜集所有經(jīng)銷商基本資料填立“客戶基本資料表”,審核后歸檔。
2. 客戶動態(tài)資料記錄:應注意及時更新。
3. 財務應注意通過各種渠道掌握客戶財務狀況。
二、客戶授信
1. 目的:確保公司債權、貨款的安全性,避免呆帳。
2. 信用管理部門(專門機構或營銷、財務組成臨時小組)應就客戶資料表進行征信調(diào)查和信用額度、信用期限的評估;
3. 信用管理應同時包含信用額度和信用期限兩項內(nèi)容,超出任一項,均視為超信用。
4. 凡提供信用必存在風險,必要時需客戶提供抵押擔?;蛴喗稹?
5. 營銷部門應隨時關注客戶情況, 深入了解客戶的業(yè)績消長、存貨狀況、資產(chǎn)變化、獲利狀況及經(jīng)營者變動等運營情況及業(yè)界評價,如發(fā)覺客戶呈現(xiàn)或有異常時,及時采取必要措施,以確保貨款安全。
6. 財務部門應每月提供有關客戶銷售、欠款、存貨等變動報表,并對報表數(shù)據(jù)進行深入分析,提供財務意見。
7. 信用管理部門應每年/半年, 會同業(yè)務、財會等相關單位共同就現(xiàn)有客戶的收款狀況、信用額度及公司授信政策予以檢討、修訂。
三、超信用處理
1. 業(yè)務出貨時,應開立“出貨單”,轉(zhuǎn)信用管理部門審查簽章后才可轉(zhuǎn)倉庫出貨。若有超過信用額度情形者,應填制“超信用通知單”;
2. 為達有效監(jiān)控,一般由商務軟件系統(tǒng)管理出貨流程,超出核定額度或期限,系統(tǒng)自動不能出貨。
3. 超信用由權責人員授權,可依下列方式予以處理:
A.增加信用額度:依據(jù)有關授信作業(yè)規(guī)定,申請增加客戶信用再行出貨。
B.超信用先行出貨:必須有相當權限人員授權,作例外處理。
C.先辦款再出貨:客戶先行支付(或多于)本次出貨金額后再行出貨。
D.暫緩出貨:不能依上述情況處理者。
4.超信用的計算公式如下,二者之一者為超信用:
A.超信用額度=核定之信用額度-應收票據(jù)-應收帳款-待出貨額
B.有逾期欠款(即按帳期應收未收)
四、 價格體系
1. 統(tǒng)一價格體系:出廠價、二批供貨價、經(jīng)銷商終端供貨價、終端建議零售價。
2. 大型/全國性商超由公司統(tǒng)一掌控,價格可單獨制定。
3. 客戶歸口對位,嚴格執(zhí)行四級價格,例外處理必須適當授權審批。
五、出貨審核
1. 業(yè)務銷貨須開立“出貨單”,經(jīng)財務核對數(shù)量、售價,收款條件及信用管理部門信用審核,倉庫才可出貨。
2. 據(jù)公司規(guī)定的客戶級別和價格體系進行價格審核,若售價低于底限,必須有相當權限人員授權,作例外處理。
3. 倉儲人員辦理發(fā)貨時,應就下列規(guī)定予以審核:
A.業(yè)務單位的經(jīng)辦人員、主管是否簽章;。
B.財務人員或信用管理人員是否簽章。
六、往來帳管理
1. 財務根據(jù)出貨單開具發(fā)票,據(jù)以登帳或定期匯總登帳。
2. 收到客戶貨款,及時填報“收款日報表”并據(jù)以進行應收帳款沖銷處理。
3. 分公司所有銷貨收到款項,一律存入“收款專戶”,不得存入其它戶頭。
4. 財務應定期出具“客戶對帳函”,與客戶進行函證對帳,確保應收款項的及時準確,避免呆壞帳發(fā)生。
5. 針對將到期款項,以財務名義出具“結款通知單”,體現(xiàn)正規(guī)性和權威性。
6. 針對到期未結款項,財務可出具措辭較強烈的“催款通知單”,以加強催款力度。
7. 對逾期欠款所采取措施及跟蹤反饋情況,填寫“逾期欠款跟蹤反饋單”,以加大責任、加強回收力度。財務注意資料的整理歸檔。
8. 財務每周出具“客戶欠款余額表”,到具體明細,著重突出逾期欠款部分;
應用商務軟件系統(tǒng),可即時生成該數(shù)據(jù),是往來帳管理的有力工具。
9. 財務每月末作“客戶銷售回款/欠款余額分析”,著重與銷售對比的應收帳款周轉(zhuǎn)天數(shù)的分析比較。
10.財務每季度作“應收帳款帳齡分析”,密切關注逾期時間長的欠款,采取各種可能措施加緊回收。確屬呆壞帳應充分提列壞帳準備金。
11.善用銀行承兌匯票和其他創(chuàng)新金融工具,以降低風險、加快回收。
七、銷貨退回、折讓與折扣
1. 銷貨退回時,業(yè)務部門必須填報“退庫單”,經(jīng)權責主管核準,由倉庫點數(shù)及質(zhì)量簽收后,轉(zhuǎn)會計入帳。
2. 銷貨折扣或折讓時,業(yè)務部門必須填報“銷售折扣/折讓單”,經(jīng)權責主管核準,財務據(jù)以入帳。
3. 有關稅務規(guī)定:有銷貨退回或折讓證明單的,可從當期的銷項稅額中扣減;如果銷售額和折扣額同在一張發(fā)票上分別注明的,可按折扣后的銷售額征收增值稅;如果將折扣額另開發(fā)票,不得從銷售額中減除折扣額。
4. 銷售折扣財務處理:
4.1.開發(fā)票時確定折扣額,則應銷售額和折扣額同在一張發(fā)票上分別注明:既可規(guī)避增值稅又可實現(xiàn)銷售收入/銷售折扣財務反映的充分真實;
4.2.已開發(fā)票后確定折扣額,抵減下批銷售價格:可規(guī)避增值稅,但財務反映不真實。
八、返利返點的財務處理
1. 視同折扣處理,在同一張發(fā)票上分別注明:既可規(guī)避增值稅又可實現(xiàn)銷售收入/銷售折扣財務反映的充分真實;
2. 抵減下批銷售價格:可規(guī)避增值稅,但財務反映不真實;
3. 原作銷售退回,按新價格重開發(fā)票:相應稅務手續(xù)麻煩,財務反映不真實;
4. 經(jīng)銷商開營收發(fā)票,據(jù)以入帳:不能規(guī)避增值稅且客戶負擔營業(yè)稅,增加交易成本;
5. 經(jīng)銷商轉(zhuǎn)廣告費等實際費用發(fā)票:客戶無營業(yè)稅,但不能規(guī)避增值稅,財務只能被動入帳,反映不盡真實。
九、銷售費管理
1. 收支兩條線原則:不得坐支銷售款。
2. 強調(diào)預算計劃:
2.1.預算是銷售費用管理的基礎,把握總體、抓大放小是制訂預算的原則;
2.2.既定的或行業(yè)公認的“費用/銷售額目標”比是預算制定的總體指標,是控制市場投入的重要衡量標準。
2.3.注重成本效益原則,管控大項費用,降低監(jiān)管成本。
3. 嚴控預算外支出:必須經(jīng)適當授權審批程序,方可支出預算外費用。
4. 特殊費用單獨審批:突發(fā)性或現(xiàn)金紅包、禮金、娛樂等特殊費用要填列“特殊費用申請表”,單獨審批,堵塞漏洞。
5. 注重費用效果分析:盡可能量化費用投入效果,分析費用增量與銷售增量的比率,評估費用投入實質(zhì)作用,避免不合理或低效開支。
6. 按月提供“費用預算與實際開支表”,加強動態(tài)趨勢分析和預算執(zhí)行分析,加強監(jiān)督作用。
十、財務分析
1. 每月進行產(chǎn)品總體的收入、成本和毛利率分析;
2. 每月按產(chǎn)品分析銷售月度間的變動趨勢及與計劃完成情況;
3. 切實關注并分析大經(jīng)銷商的實際銷售及庫存狀況,著重“業(yè)績”而非“提貨”;
4. 定期(季度)進行庫存結構分析,以及時采取有效措施加快周轉(zhuǎn),避免損失;
5. 每月進行客戶銷售回款分析;
6. 定期(季度)進行應收帳款帳齡分析;
7. 每月對銷售費用增減變動及預算執(zhí)行情況進行分析;
8. 每月對市場推廣等大項費用的開支明細進行比較分析;
9. 建立費用投入效果評估體制,針對大項推廣活動進行投入/產(chǎn)出的效果分析。
十一、創(chuàng)新結算方式
1. 網(wǎng)上銀行:及時匯劃、查詢功能,適合集團總公司、分公司、經(jīng)銷商、供應商資金結算和管理。通過Internet,安全認證較嚴密,目前比較多的公司采用。
2. 現(xiàn)代企業(yè)銀行系統(tǒng):適用企業(yè)集團,同城內(nèi)局域網(wǎng)專線連接,可與企業(yè)財務軟件系統(tǒng)對接。
3. 企業(yè)電子匯兌:拋掉手工匯款單,企業(yè)報送電子盤(加密),可直接與銀行電子聯(lián)行系統(tǒng)連接。
4. 國內(nèi)信用證(中行):是開證行依照申請人的申請開出的,憑符合信用條款的單據(jù)支付的付款承諾,適合商貿(mào)背景的國內(nèi)企業(yè)間貿(mào)易結算使用。國內(nèi)信用證的是由銀行提供擔保的國內(nèi)企業(yè)之間商品交易的結算工具。
5. 一路通貸款業(yè)務:由企業(yè)作擔保/保證,由向各地經(jīng)銷商提供貸款。
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