高效會議管理技巧-培訓(xùn)

**章：中國會議管理之現(xiàn)狀及繆誤

 **節(jié)：如果大部分的中國人到后只剩下會做一個工作的話，那么一定是會“開會”，這是十多年前，

         一位國外的企業(yè)家對中國企業(yè)管理者“會議泛濫”的無奈批評。但是，細(xì)想之下，中國的會議數(shù)

         量倒是不少，但如果僅僅憑借數(shù)量多就可以稱之為“懂開會”卻是有些“言過其實”了。

              Ø “會”有“大會”和“會議”以及“議會”之分；

              Ø  會議的主要目的是為了“議”，否則就不是會議了，而是“培訓(xùn)”或者“通報”或者

                 “動員大會”了；

              Ø  會議的本意是“集眾家之長”而后形成統(tǒng)一意見，而不是先形成一個意見而后在“會

                 議”上取得“統(tǒng)一”！

             ……

第二節(jié)：這些，在座諸公應(yīng)該是有深刻體會的，這些幾乎成為了會議的“基礎(chǔ)品質(zhì)”。究竟是什么造就了

        “會議”的這些品質(zhì)？

        Ø  紀(jì)律渙散

        Ø  士氣低落

        Ø  離題萬里

        Ø  漠不關(guān)心

        Ø  節(jié)奏拖拉

        Ø  時間冗長 

第二章：有效的利用會議

     會議是一個集合的載體。**會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

     所以我們需要確定的**問題是“你需要開會嗎？”

       Ø 你需要開會嗎？

            ——會議是需要成本的，動不動就開會是一個不好的習(xí)慣。

       Ø 明確我們開會的基本目的是什么？

            ——“會議”或者“大會”或者“議會”或者“會會”而已？

       Ø 根據(jù)我們的目的確定會議的類型。

       Ø 會議的基本類型和目的

       Ø 非正式會議

            ——非正式會議名為“非正式”，但是卻能起到“正式”不能發(fā)揮之功效。

       Ø 正式會議

       Ø 會議的目的應(yīng)該提前公告

       Ø 防止會議離題萬里。

第二章：會議準(zhǔn)備

     會議準(zhǔn)備幾乎是會議是否成功的決定性的因素，我們許多的企業(yè)會采用“緊急通知”或者“臨時通知”的形式來召集與會人員，這種做法，往往會使得大多數(shù)與會人員“丈二和尚摸不著頭腦”。

   “民可使由之，不可使知之”對于會議管理是絕對行不通的。會議的效率會因此大打折扣。

   會議準(zhǔn)備

        Ø 確定會議的議題

            ——“議題”是“會議”的靈魂，參加會議的是人，但會議的核心卻絕對不是人，會議的議題

                 比會議的形式重要。

        Ø 確定與會人員

             ——人員確定以“議事”為目的，不是級別越高越好，不是人越多越好，更不是

        Ø 邀請與會者

        Ø 準(zhǔn)備議程

        Ø 確定地點

        Ø 安排座位

             ——中國是一個論資排輩的民族，我們尊重傳統(tǒng)，但是不要弱化甚至降低發(fā)言者在會議中的

                 重要地位。

        Ø 準(zhǔn)備會議用品

第三章 出席會議

    會議的過程，應(yīng)該是一個熱烈討論和思想碰撞的過程，我們由“會上不講，會后亂講”的不好習(xí)慣。這是民族特性所使然，也是會議組織者的問題。會上可以亂講，但是會后就一定只有一個聲音，一個思想才是成功的會議。

        Ø 會議的安排和流程應(yīng)該是以與會者能夠積極參與基本前提

           ——“我今天要講的由十個問題，每個問題分為五個部分，每個部分有八個方面，每個方面有

                七個小點…….”這種長期霸占會議時間的“會霸”不能在會議上出現(xiàn)，只能在“學(xué)習(xí)

                會”上使用。

        Ø 外表與講話

        Ø 傾聽發(fā)言

            ——傾聽的目的是為了自己的發(fā)言，傾聽的目的是為了了解對方于我得觀點的異同，這樣說著

                才會“暢所欲言”，聽者才會“細(xì)心聆聽”。否則就只有“事不關(guān)己、高高掛起”的

                了。   

        Ø 處理問題

        Ø 做備忘錄

        Ø 其他與會技巧——提高效率是我們的基本目的

第四章  會議規(guī)范

**節(jié)會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議紀(jì)律          

        Ø 會議時間安排的規(guī)范

            ——會議的時間是大家的，是與會者全體的，誰都不引該浪費會議時間。

        Ø 固定的會議流程規(guī)范

            ——固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點，一個中心是指整個會議的議程；兩

                個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點

                是容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。

        Ø 會議紀(jì)律

            ——會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則

第二節(jié) 會議決議

         Ø 沒有決議的會議只有兩種情況：

            a、  不是“會議”

            b、  失敗“會議”

         Ø“會而不議”或“議而不決”或“決而不行”或“行而不果”或“果而不驗”或“驗而不糾”或

           “糾而不改”都是不對的

第五章 主持會議

會議的主持是一個關(guān)鍵的崗位，這個崗位能夠為會議的成功起到極大的促進作用。

主持會議者應(yīng)當(dāng)具備的品質(zhì)

       Ø  了解職責(zé)

       Ø  研究出席者

       Ø  掌握會議節(jié)奏

       Ø  控制會議

       Ø  維持秩序

       Ø  結(jié)束會議

       Ø  運用正規(guī)程序

       Ø  解決正式會議上的問題

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