和時間賽跑——高效時間管理與工作統(tǒng)籌

課程大綱：為何忙亂 1：時間失控的原因

? 缺乏計劃問題

? 時間觀念問題

? 缺乏組織問題

? 用人不當問題

? 缺乏控制問題

? 時間虛耗問題

2：時間管理的殺手

? 有形的

ü 接聽電話

ü 打電話

ü 會議

ü 打擾

ü 溝通不夠

ü 桌面雜亂無章/找不到東西

ü 辦公室政策

ü 資源不足

ü 閱讀文件及郵件

ü 交通堵塞

? 無形的

ü 優(yōu)先順序不明確/危機管理

ü 欠缺周詳計劃

ü 缺乏優(yōu)先/目標

ü 貪多嚼不爛

ü 不速之客

ü 無效授權

ü 缺乏自律/拖延

ü 不會說“NO”

討論：請1-2位同學展示自己的時間管理經(jīng)驗

案例分析：馬經(jīng)理的一天

3：三種錯誤的時間觀

? 視時間為主宰

? 視時間為敵人

? 視時間為奴隸 了解時間浪費在哪里，在工作中減少浪費時間的現(xiàn)象。合理統(tǒng)籌工作的方法1：工作的分類

? 工作時間緊迫性分析

? 工作優(yōu)先級綜合分析

2：帕累托原則

? 帕累托原則的核心

ü 80%的銷售額來自于20%的客戶

ü 80%的外餐在20%你**喜歡的餐館中進行的

ü 80%的請假是20%的員工請的

? 不遵循原則的誤區(qū)

ü 面面俱到——都想做好

ü 完全主要——都想做完

ü 平均分配時間和精力

3：四象限工作法

? A（碎石型的事務）——重要緊急

ü 危機

ü 急迫的問題

ü 有期限壓力的計劃

? B（石塊型的事務）——重要不緊急

ü 發(fā)掘新機會

ü 規(guī)劃

ü 改進產(chǎn)能

ü 建立伙伴關系

ü 防患于未然

? C（細沙型的事務）——緊急不重要

ü 不速之客的接待

ü 某些信件、文件、電話的處理

ü 某些會議的出席

ü 某些必要而不重要的會議、活動

? D（水型的事務）——不重要不緊急

ü 一些可做可不做的雜事

ü 一些不必要的應酬

4：其他方法

? 生物節(jié)律識別

ü 設定目標：規(guī)劃好您的人生與事業(yè)

? 4D原則

? 授權

? 阿爾卑斯山方法

? ABC法則有趣的活動 掌握工作統(tǒng)籌的原則，學習合理安排時間的策略。做好工作規(guī)劃與執(zhí)行2 引言：成功金字塔

1：目標原則

? 目標設定的SMART原則

ü Specific——明確的

ü Measurable——可以量度的

ü Achievable——可以達成的

ü Realistic——實際可行的

ü Time Bound——有時間性的

? 目標確立的7個步驟

ü 羅列

ü 好處

ü 障礙

ü 支持

ü 資訊

ü 行動

ü 期限

2：制定工作計劃

? 怎樣擬定計劃

ü 訂好長期目標，以及短期目標

ü 根據(jù)目標的輕重，安排優(yōu)先次序

ü 清楚個人活力周期表，勾勒出“理想時間表“

? 制定目標的SMART原則

? 理想的工作時間表

ü 要有正面的工作態(tài)度

ü 留意自己的表現(xiàn)曲線

ü 預留自己安靜的時間

ü 利用工作日志

? 以行動配合計劃

ü 將目標寫下來

ü 行動次序

ü 時間估計

ü 靈活性時間表

工具導入：魚骨圖、甘特圖

? 開展你的工作計劃

3：選擇工作模式

? 并行工作模式

案例：

? 串行工作模式——要充分考慮工作的連續(xù)性

? 并行串行如何兼顧

? 工作任務轉(zhuǎn)移——適當授權

ü 授權的形態(tài)

à 下達指令

à 充分信任

ü 授權的技巧

à 預期的成果

à 應守的規(guī)則

4：提高工作執(zhí)行效率

? 按照輕重緩急計劃開展工作

ü 把握自己的生活

ü 把自己的生活安排的井井有條

ü 幫助你從管理危機中解脫出來

? 提高效率的好習慣

ü 制作代辦工作清單

ü 決定優(yōu)先順序

ü 制作并運用標準作業(yè)程序

ü 一句身心狀態(tài)調(diào)整時間表

ü 每天保持精力充沛

ü 設計有生產(chǎn)力的工作空間

5：工作追蹤與控制

? 工作追蹤的原則

? 如何進行工作追蹤

? 在工作追蹤中容易出現(xiàn)的問題

? 下屬對工作追蹤的抵制

? 控制與協(xié)調(diào)的有效性 學習工作計劃制定、工作緊急程度分析、工作執(zhí)行模式，掌握高效工作統(tǒng)籌的實施方法。 時間管理技巧1：拒絕外來影響

? 學會說“NO”

ü 給對方清晰的解釋，說明拒絕理由

ü 有禮貌，尊重對方，表情和顏悅色

ü 拒絕時請托本身而不是拒絕他本人

ü 如何能為他提供其他可行途徑

ü 切忌**第三人來拒絕

? 學會應對“不速之客“

ü 不要采取無條件的“門戶開放”政策

ü 訂立計劃，對各項工作做初步安排

ü 定期與同事或下屬溝通，有效利用溝通時間

ü 在辦公室外接見不速之客

ü 站立會客

ü 控制會談時間，或限時面談

? 應付突發(fā)狀況

ü 重新商議

ü 在接下來的步驟中，把浪費的時間補回來

ü 縮小計劃的涵蓋面

ü 爭取更多資源

ü 接受替代品

ü 要求服從

2：減少時間浪費

? 避免拖延

ü 嚴格要求自己，規(guī)定任務完成的期限

ü 排除工作中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性

ü 不要只做熟悉的事務性工作

ü 與同事、上司、下屬探討改進工作方法

? 隨時檢視

ü 隨時檢視時間管理狀況

ü 不斷調(diào)整時間管理方法

3：時間管理實用技巧

? 長期準備

ü 購買工具書/增加知識儲備/提高能力

ü 訓練你的快速閱讀能力

ü 把常用的文件/文具放好

ü 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣

? 臨時準備

ü 明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序

ü 將相關的工作列在一起

ü 把工作計劃放到隨時可見的地方

ü 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘

ü 做好正式工作前的準備工作

? 培養(yǎng)的好習慣

ü 利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間

ü 把**困難的事放在效率**高的時候

ü 利用零碎時間處理例行性事務

ü 午餐或下班前開會效率**高/避免上午開會

ü 休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料

ü 報刊放在晚上看

ü 每晚沉思片刻/回顧與總結

? 辦公室5S運動

ü 常組織——區(qū)分，清除

ü 常整頓——擺放整齊，統(tǒng)一標識

ü 長清潔——打掃，保持

ü 常規(guī)范——制度化

ü 常自律——提高個人素質(zhì)修養(yǎng) **應對外來影響，減少自身時間浪費，學習使用時間管理技巧，掌握時間管理的具體方法。

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