《會(huì)議管理》 劉大洋老師
《會(huì)議管理》 劉大洋老師詳細(xì)內(nèi)容
《會(huì)議管理》 劉大洋老師
一、開始階段
為什么要開會(huì)?
與會(huì)者都有誰?
其他形式的會(huì)議
時(shí)刻牢記會(huì)議的目的
二、如何籌備會(huì)議
一切都必須圍繞會(huì)議的目的進(jìn)行
誰應(yīng)該出席會(huì)議?
安排會(huì)議的具體日期、時(shí)間、地點(diǎn)和所需設(shè)備了嗎?
制訂會(huì)議議程表
明確會(huì)議的責(zé)任分工
提供其他必要的會(huì)前信息
1. 確定與會(huì)者
確定與會(huì)者應(yīng)該考慮的6大因素
2．選擇開會(huì)的時(shí)間
選擇開會(huì)時(shí)間應(yīng)該考慮的4項(xiàng)因素
3．選擇開會(huì)的地點(diǎn)
選擇會(huì)議地點(diǎn)要考慮的硬件設(shè)施的
4．會(huì)場布置
作為會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場布置應(yīng)著重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三種：
?、?nbsp;單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式；
?、?nbsp;雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式；
③ 多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。
國際標(biāo)準(zhǔn)商務(wù)禮儀的會(huì)場布置要點(diǎn)
5．?dāng)M訂會(huì)議日程
擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對會(huì)議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。
一般來說，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者姓名、會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)間分配等。
6．會(huì)議通知
在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會(huì)者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。
三、如何對待會(huì)議
1．會(huì)議簽到
會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。一般來說，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場都要簽到。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì)議工作的有序安排提供了方便。會(huì)議簽到一般形式有4種。
2．會(huì)場服務(wù)
會(huì)場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括引導(dǎo)座位、分發(fā)會(huì)議的文件資料、維持會(huì)場秩序、信息傳遞。
3．會(huì)議記錄
一般來說，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：**部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、**的決議、決定等。
會(huì)議記錄有以下兩種方法：
（1）摘要記錄。
（2）詳細(xì)記錄。
四、高質(zhì)量完成會(huì)議
1.會(huì)議的數(shù)量控制
在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，而真正需要開的會(huì)議淹沒于會(huì)海之中而無法突出其作用。
2.控制會(huì)議數(shù)量的主要措施
3.建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度
4.會(huì)議的質(zhì)量控制
5.建立衡量會(huì)議質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)
6.提高會(huì)議質(zhì)量的7大技巧
7.會(huì)議的成本控制
五、結(jié)束會(huì)議
1．會(huì)務(wù)工作總結(jié)。
對會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。
2.會(huì)議簡報(bào)
會(huì)議簡報(bào)是為了方便交流情況。著重反映會(huì)議中的重要問題。簡報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對會(huì)議簡報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔。
3.會(huì)議紀(jì)要
通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡明扼要，語言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。
4.議定事項(xiàng)的檢查催辦
議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。
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