《會議管理》
《會議管理》詳細內(nèi)容
《會議管理》
一、開始階段
為什么要開會?
與會者都有誰?
其他形式的會議
時刻牢記會議的目的
二、如何籌備會議
一切都必須圍繞會議的目的進行
誰應(yīng)該出席會議?
安排會議的具體日期、時間、地點和所需設(shè)備了嗎?
制訂會議議程表
明確會議的責任分工
提供其他必要的會前信息
1. 確定與會者
確定與會者應(yīng)該考慮的6大因素
2．選擇開會的時間
選擇開會時間應(yīng)該考慮的4項因素
3．選擇開會的地點
選擇會議地點要考慮的硬件設(shè)施的
4．會場布置
作為會前準備的重要內(nèi)容之一，會場布置應(yīng)著重注意做好3方面工作。其主要方式有以下三種：
?、?nbsp;單向傳遞信息會議的座位排列方式；
?、?nbsp;雙向溝通交流會議的座位排列方式；
③ 多向溝通交流會議的座位排列方式。
國際標準商務(wù)禮儀的會場布置要點
5．擬訂會議日程
擬訂會議日程，即擬訂會議的程序表，是為了讓與會者事先對會議有所了解，以便提前做好準備。
一般來說，會議日程由會議籌備部門提出草案，經(jīng)會議主席審定后確定，包括：會議內(nèi)容、討論事項、與會者姓名、會議的時間地點、會議事宜的時間分配等。
6．會議通知
在確定了會議的議題、召開的時間、地點和場所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、出席人員、會議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計與會者名單。
三、如何對待會議
1．會議簽到
會議簽到是為了準確及時統(tǒng)計會議的出席人數(shù)。一般來說，與會者進入會場都要簽到。并且，有些會議只有在達到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準確及時的人數(shù)統(tǒng)計也為會議工作的有序安排提供了方便。會議簽到一般形式有4種。
2．會場服務(wù)
會場服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會議能否有序進行，好的會場服務(wù)是會議順利進行及圓滿結(jié)束的必要條件。會場服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括引導(dǎo)座位、分發(fā)會議的文件資料、維持會場秩序、信息傳遞。
3．會議記錄
一般來說，會議都需要有記錄。會議記錄包括兩個部分：**部分是記錄會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、與會人員等；第二部分是記錄會議的內(nèi)容，包括會議的議題、發(fā)言情況、**的決議、決定等。
會議記錄有以下兩種方法：
?。?）摘要記錄。
（2）詳細記錄。
四、高質(zhì)量完成會議
1.會議的數(shù)量控制
在實際工作中，會議的數(shù)量經(jīng)常失控，而真正需要開的會議淹沒于會海之中而無法突出其作用。
2.控制會議數(shù)量的主要措施
3.建立嚴格的會議審批制度
4.會議的質(zhì)量控制
5.建立衡量會議質(zhì)量的標準
6.提高會議質(zhì)量的7大技巧
7.會議的成本控制
五、結(jié)束會議
1．會務(wù)工作總結(jié)。
對會議組織及服務(wù)工作的全過程進行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，避免再次犯錯。同時，對會議工作人員進行表彰與鼓勵。
2.會議簡報
會議簡報是為了方便交流情況。著重反映會議中的重要問題。簡報的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對會議簡報進行編號，以便于分類歸檔。
3.會議紀要
通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀要印發(fā)給有關(guān)部門。同時，會議紀要必須簡明扼要，語言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當。
4.議定事項的檢查催辦
議定事項的檢查催辦是會后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實處。而且它還有利于會后信息的及時反饋。
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