《為虎添翼——資深行政助理》

為虎添翼——資深行政助理培訓(xùn)
課程意義：
想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對(duì)上司，卻不知自己在他心目中的價(jià)值是多少？輔助上司的工作，很多時(shí)候不知道如何去行使“權(quán)力”？遇到跨部門的溝通、協(xié)調(diào)問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理人員的認(rèn)知水平和實(shí)操能力。
課程收益：
1.明確資深行政助理必須掌握的各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)
2.了解不同風(fēng)格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力
3.學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)”地位
4.提升公文寫作方法與技巧
5.策劃和組織大型會(huì)議與活動(dòng)
6.正確管理情緒與排解壓力
授課方式：?jiǎn)l(fā)式互動(dòng)教學(xué)、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓(xùn)游戲、模擬演練
課程時(shí)間：3天；6小時(shí)/天
授課對(duì)象：有工作經(jīng)驗(yàn)的行政管理人員
課程大綱：
第一講：專業(yè)秘書/助理的角色認(rèn)知
一、專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價(jià)值
1.行政人員的角色扮演：管家、助手、人際
2.企業(yè)需要什么樣的行政人員
二、認(rèn)清秘書/助理的十四項(xiàng)職責(zé)
三、專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質(zhì)
四、準(zhǔn)確自我定位
1.初級(jí)：事務(wù)性文員
2.中級(jí)：事務(wù)性文員+協(xié)助管理
3.高級(jí)：獨(dú)立管理+事務(wù)處理
五、專業(yè)秘書/助理的工作法則
1.擺正位置
2.積極主動(dòng)
3.細(xì)心準(zhǔn)確
4.嚴(yán)守機(jī)密
5.誠(chéng)懇有禮
第二講：如何提升文秘工作效率
一、高效率的文檔管理技巧
1.文檔管理的方法、原則及流程
2.高效名片管理——大大提升老板業(yè)務(wù)能力
3.如何運(yùn)用信息科技進(jìn)行客戶關(guān)系管理
4.高效助理秘書必備之文書管理技巧
5.如何成為全方位信息整合工作者
二、如何為上司與自己管理時(shí)間
1.80/20原理的應(yīng)用
2.優(yōu)先級(jí)的排定
3.避免秘書人員的時(shí)間管理陷阱
4.如何優(yōu)化上司的時(shí)間安排
第三講：辦公室綜合管理
一、辦公室管理制度的建立與推行
1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別
2.如何制定具體的管理制度：5大要素
案例：《固定資產(chǎn)管理制度》
二、辦公室環(huán)境管理
1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)
2.5S管理
互動(dòng)：現(xiàn)場(chǎng)5S管理
3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡
案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》
三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理
1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等
2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理
3.文具等辦公用品的采購和預(yù)算
4.固定資產(chǎn)管理
四、后勤崗位員工管理
難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺(tái)、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志
五、公共關(guān)系管理
1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化
2.如何與政府溝通：八項(xiàng)規(guī)定和六項(xiàng)禁令后
3.面對(duì)突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理
第四講：專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧
一、DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢(shì)和局限
診斷測(cè)試：我是哪種溝通風(fēng)格？
1.DISC之D型：駕馭型/老虎型
2.DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型
3.DISC之S型：親和型/考拉型
4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型
案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》
小組討論：如何與不同風(fēng)格的人溝通
5.分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略
二、如何與上司溝通
1.只有懂領(lǐng)導(dǎo)才能幫領(lǐng)導(dǎo)
案例：《部長(zhǎng)的杯子》，《郭總的工作計(jì)劃》，《氣頭上的郵件》
2.如何取得上司的信任
1）保持主動(dòng)和良好的溝通
案例：《視覺型、聽覺型、感覺型的領(lǐng)導(dǎo)》
2）對(duì)主管的地位和能力表示敬意
情景演練：請(qǐng)假
3.如何領(lǐng)會(huì)上司的意圖
4.如何提建設(shè)性意見：站在領(lǐng)導(dǎo)的位置想問題
情景練習(xí)：新的北方大區(qū)總經(jīng)理，誰該去德國(guó)？
5.多領(lǐng)導(dǎo)溝通技巧
三、如何與同事溝通
1.發(fā)展“人際聯(lián)盟”
案例：《新寧的推薦信》，《欠我的人越多，幫我的人越多》
2.避免政治性錯(cuò)誤
案例：《姚明的退役演講》
3.實(shí)力是最堅(jiān)固的權(quán)力基礎(chǔ)
1）忠誠(chéng)比能力更重要
2）累積專業(yè)實(shí)力，創(chuàng)造自身價(jià)值
案例：《沒有上下級(jí)關(guān)系，如何讓各部門配合》
情景演練：跨部門溝通之質(zhì)檢部與研發(fā)部
四、如何與下屬溝通
1.BEST STEP反饋法
2.正面反饋：贊美法
3.負(fù)面反饋：建設(shè)性批評(píng)
案例：《遙控開車》，《杰克韋爾奇的紙條》
五、如何與客戶溝通
1.記住客戶的名字
2.關(guān)鍵時(shí)刻的關(guān)心
3.站在客戶的角度
情景正反演練：我需要那個(gè)配件
第五講：企業(yè)實(shí)用公文寫作
一、公文寫作概述
1.公文的類別和行文關(guān)系
2.公文寫作四大原則
3.公文寫作六大步驟
1）制定行動(dòng)目標(biāo)：主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)
2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？
3）設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說矩陣
4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等
5）列出大綱：提綱法和輻射法
6）撰寫初稿
4.公文寫作的規(guī)范：格式、時(shí)間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計(jì)量單位等
案例：《常見錯(cuò)誤解析》
二、企業(yè)常用公文的寫作
8類不同公文的性質(zhì)和作用
1.通知：國(guó)務(wù)院通知
2.請(qǐng)示與報(bào)告：
1） 相同之處
2） 不同之處
3.批復(fù)：具體的答復(fù)意見
4.函：
1） 邀請(qǐng)函
2） 感謝函
3） 復(fù)函等
5.會(huì)議紀(jì)要：
1） 摘要記錄
2） 詳細(xì)記錄
6.工作總結(jié)：《外商協(xié)會(huì)工作總結(jié)》的巧妙之處
7.工作計(jì)劃：
1） 目標(biāo)
2） 措施
3） 步驟
8.演講稿：開頭、主體和結(jié)尾
三、簡(jiǎn)潔有效地使用電子郵件
1.書寫原則：KISS
2.書寫技巧：發(fā)送對(duì)象、標(biāo)題、內(nèi)容、簽名欄
3.電子郵件溝通禮儀
四、制作專業(yè)的工作簡(jiǎn)報(bào)(PPT)
1.明確目標(biāo)、分析聽眾
2.設(shè)定邏輯：金字塔寫作原則
3.如何選用文字、圖表和動(dòng)畫讓PPT更精彩
4.演示PPT：開場(chǎng)白和結(jié)束語
5.巧妙幫助上司熟悉PPT
第六講：有效的會(huì)議/活動(dòng)管理
一、導(dǎo)致會(huì)議低效的原因
1.長(zhǎng)期以來我們都是怎么開會(huì)的？
案例：“開會(huì)比較煩”的小王
2.企業(yè)會(huì)議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果
3.原因如下：認(rèn)識(shí)不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實(shí)不力
二、高效會(huì)議前的準(zhǔn)備工作
1.是否需要開會(huì)？
1）不需要開的“五種會(huì)”
2）必須要開的“五種會(huì)”
案例：生產(chǎn)車間著火了要開什么會(huì)？
2.準(zhǔn)備工作的重要性
1）會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H
2）會(huì)議準(zhǔn)備內(nèi)容核對(duì)單
3）會(huì)場(chǎng)布置的準(zhǔn)備
4）主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作
三、成功會(huì)議中的五大策略
1.如何做開場(chǎng)白
情景模擬：主持人的開場(chǎng)白
2.如何分配發(fā)言時(shí)間
3.如何掌握議事進(jìn)度
4.如何達(dá)成會(huì)議決策
1）彼德·德魯克決策法
2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識(shí)、無異議
3）4種團(tuán)隊(duì)決策法
案例分析：《工藝重組的討論會(huì)》
5.如何圓滿結(jié)束會(huì)議
四、如何成為優(yōu)秀的會(huì)議主持人
1.把控好會(huì)議的三個(gè)階段
1）開始階段——熱身
2）進(jìn)行階段——熱炒
3）收尾階段——熱心
2.如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中發(fā)生的意外
3.如何對(duì)付與會(huì)群體中的“刺兒頭”
情景模擬：《公司活動(dòng)籌備會(huì)議》
五、會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)
1.會(huì)議記錄者的功能和勝任條件
2.對(duì)會(huì)議記錄的建議
3.如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)
4.自我評(píng)定
5.如何提高下次會(huì)議質(zhì)量
六、項(xiàng)目性活動(dòng)的管理
1.項(xiàng)目管理內(nèi)容
2.大型活動(dòng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制
3.常規(guī)活動(dòng)如何推陳出新
討論：那些年我們組織過的活動(dòng)
第七講：情緒與壓力管理
一、情商是什么？
二、工作情商的18項(xiàng)能力
心理測(cè)試：你的情商高不高？
三、如何提高自我情緒覺察力
1.辨識(shí)情緒：情緒來自于想法
案例分析：《開會(huì)遲到了》
2.情商高手的溝通黃金法則：先處理心情，再處理事情
討論：你遇到過的情商高手
四、如何處理工作上的負(fù)面情緒
1.憤怒管理的秘訣
情景練習(xí)：SCC法則
2.如何管理壓力
心理測(cè)試：你的壓力指數(shù)
情景練習(xí)：大腦SPA
五、遇到挫折，如何自我激勵(lì)
1.如何建立樂觀思維
情景練習(xí)：樂觀三部曲
2.心情愉快的行政人員帶來高效團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)
最后：結(jié)束語
一、分享與回顧
二、行動(dòng)計(jì)劃

王曉瓏?yán)蠋煹钠渌n程