現(xiàn)代企業(yè)檔案管理技能提升實戰(zhàn)

課程費用：4200元/人（包含課程資料、學(xué)習(xí)費、茶歇等，可統(tǒng)一安排午餐：30元/人/餐）

課程地點：深圳

課程時間：8月2-3日

課程背景：

企業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵。比如人事檔案，它記載著人才成長的全部內(nèi)容，對員工的升遷、待遇、福利、退休等方方面面都有著舉足輕重的作用。企業(yè)的發(fā)展需要全方位的支撐，其中檔案管理企業(yè)的發(fā)展就更為重要了。古往今來，檔案在政治、經(jīng)濟、文化中起著重要的作用。不僅包括在檔案館的管理，甚至可以擴大到日常文件的擬寫、運行、管理、歸檔的整個工作流程當(dāng)中。

做好檔案管理，不僅能夠更清晰了掌握企業(yè)發(fā)展的每個階段的重要事項，還可以大大的提升工作效率。然而，在現(xiàn)實工作場景中，仍有一些企業(yè)還沒有真正的認(rèn)識到檔案的重要性。本課程結(jié)合、企業(yè)檔案管理的特點，從檔案管理理論上提高學(xué)員對于檔案管理的認(rèn)識和重視，加強檔案管理的范圍及規(guī)范檔案管理的流程，并給出檔案管理的要求和管理方法。課程以理論為出發(fā)點，切合實際情況，結(jié)合企業(yè)在實際工作中遇到的需要處理的檔案，進行模擬，對出現(xiàn)的問題，有的放矢的進行攻關(guān)。提高學(xué)員的思維能力、應(yīng)變能力、分析問題、解決問題的能力。

 

課程收益：

 從理論的高度讓學(xué)員全面的認(rèn)識檔案管理；

 結(jié)合企業(yè)實際讓學(xué)員了解檔案管理重要性；

 運用現(xiàn)代管理技能提升學(xué)員檔案管理技巧；

 通過2-3天講解，讓學(xué)員掌握規(guī)范管理流程；

 教會學(xué)員正確的正確的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題；

 通過現(xiàn)場模擬演練強化學(xué)員理論及操作技能。

 

課程時間：2天， 6小時/天

課程對象：人力資源管理者、檔案管理專職人員 

授課方式：講解、課堂互動、案例分享、實操練習(xí)、工具表單、視頻分享

課程大綱

 

第一講：認(rèn)知篇-什么是檔案管理

思考1：什么是檔案？

導(dǎo)入：

1、中國古代的檔案管理

2、現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理

一、檔案的種類

1、按來源分為2類

2、按內(nèi)容分為3類

3、按形成進間分2類

4、按檔案載體分為4類

思考2：為什么要做檔案管理

二、檔案管理的四大作用

三、檔案管理的六個原則

四、檔案管理的趨勢分析

1、電子化利用

2、信息集成化

3、數(shù)字檔案館

五、檔案工作人員的素質(zhì)要求

1、政治思想類

2、專業(yè)技能類

3、心理素質(zhì)類

 

第二講：認(rèn)知篇-什么是文件管理

思考3：什么是文件管理

討論1：檔案與文件之間的關(guān)系是什么

一、檔案與文件的區(qū)別

1、文件

2、包裝

3、檔案

二、文件適用的范圍

1、行政文件

2、業(yè)務(wù)文件

3、財務(wù)文件

4、其他文件

討論2：公司的通知、公告、報告是如何存儲的

三、文件審核的標(biāo)準(zhǔn)--無錯字為最核心原則

1、符合性

2、規(guī)范性

3、協(xié)調(diào)性

4、系統(tǒng)性

5、唯一性

6、閉性性

四、文件審批流程

1、行政辦公類

2、制度類文件

3、采購類文件

4、日常管理類

5、其他類

討論3：公司目前的制度類文件審批流程程是怎么樣的，是否有風(fēng)險，請分析？

 

第三講：實戰(zhàn)篇-檔案的收集

討論4：目前公司的檔案管理是怎么做的

思考4：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

一、檔案收集的兩個渠道

1、內(nèi)部收集

2、外部收集

二、檔案收集的三個范圍

1、管理文件

u 管理文件包括4個方面

思考5：管理類文件主要有哪些？

2、科技文件：5個特點及5種類型

思考6：科技類文件有哪些？有什么特點？

u 科技材料的5個特點

u 科技材料的5種類型

u 科技文件的形成

3、其他文件

思考7：除了以上，公司還有哪些文件？

三、檔案的鑒定與歸檔

1、檔案管理員要重新審查其價值性

2、確定哪些材料有保存價值，應(yīng)該歸檔

u 應(yīng)歸檔的12類文件

討論5：您所在的部門哪些崗位是有價值的，您是怎么歸檔的？

3、對不需歸檔的文件要進行剔除

u 不用歸檔的2類文件

討論6：針對不需要的文件您是如何處理的？

四、檔案歸檔的時間管理

1、管理性文件的歸檔要求

2、科技性文件的歸檔要求

3、財務(wù)類文件的歸檔要求

表單1：檔案移交目錄

表單2：會計檔案移交清單

思考8：什么是電子文件

4、電子文件的歸檔要求

u 電子文件的形成

u 電子文件的三要素

u 電子文件的四個基本特征

u 電子文件的歸檔范圍及時間

u 電子文件歸檔的5個要求

u 電子文件歸檔的6步驟

表單3：電子文件登記歸檔

表單4：電子檔案移交與接收登記表

小組互動1：企業(yè)檔案收集過程中有哪些材料要重點收集？

 

第四講：實戰(zhàn)篇-檔案的整理立卷

一、檔案整理的6個環(huán)節(jié)

1、區(qū)分全宗

2、全宗內(nèi)檔案分類

3、編目

4、立卷

5、案卷排列和編號

6、裝訂或裝盒

二、檔案整理的四項原則

1、保持有機聯(lián)系

2、符合文檔一體化管理

3、紙質(zhì)和電子的協(xié)調(diào)

4、區(qū)分文件的價值

三、什么是全宗？

1、全宗的概念-不可分散性的三個特點

2、立檔構(gòu)成的3個條件

3、區(qū)分全宗的3種情況

4、3類文件判定是否為全宗

5、全宗內(nèi)檔案分類

6、全宗類檔案8大類

四、檔案的分類的六種方法

1、年度-機構(gòu)-保管期限

2、年度-保管期限-機構(gòu)

3、保管期限-年度-機構(gòu)

4、機構(gòu)-年度-保管期限

5、機構(gòu)-保管期限-年度

6、問題-保管期限-年度

舉例：年度-機構(gòu)-保管期限分類圖示

討論7：您當(dāng)下是如何分類的，存在哪些困惑？

五、檔案的整理與立卷

1、傳統(tǒng)檔案整理流程

u 傳統(tǒng)檔案整理流程8步曲詳解

表單5：以案卷為單位裝訂時所用歸檔式樣

舉例：檔號式樣示例01

舉例：檔號式樣示例02

表單6：卷內(nèi)文件目錄

表單7：歸檔文件目錄

表單8：案卷封面

2、新規(guī)則下檔案整理流程

u 新規(guī)則下檔案整理的6步曲詳解

表單9：以件為單位裝訂時所用歸檔章式

表單10：歸檔章填寫示例

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表

表單12：歸檔文件目錄

 

第五講：實戰(zhàn)篇-檔案的價值鑒定

一、決定檔案保存價值的兩大要素

1、社會利用

2、自身特點

二、檔案價值鑒定的四種方法

1、分析檔案的內(nèi)容

2、分析檔案的來源

3、檔案的時效性

4、分析檔案產(chǎn)生的時間

三、檔案價值鑒定的工作程序

1、文件歸檔鑒定

2、劃定文件保管期限

3、銷毀無價值檔案

4、檔案 價值復(fù)審

四、檔案的銷毀

1、審批

2、執(zhí)行與監(jiān)督

3、后期處理

小組討論：某公司的檔案銷毀的問題

表單11：歸檔文件保管期限與裝訂方式對照表

表單12：歸檔文件目錄

小組互動2：公司檔案的銷毀的特別注意事項？

第六講：實戰(zhàn)篇-檔案的保管工作

思考9：檔案保管的主要主要事項有哪些？

一、保管的物質(zhì)條件

1、檔案庫房建設(shè)的兩點要求

2、檔案保管設(shè)備的要求

3、檔案保管裝具的種類

思考10：檔案對環(huán)境有什么要求

二、保管的環(huán)境秩序

1、溫濕度控制與調(diào)節(jié)

表單13：庫房溫濕度記錄表

思考11：檔案日常防護有什么要求

2、庫房防護的4個注意事項

舉例：照片在紫外線照射下的性能變化情況

庫房內(nèi)檔案流動過程中的措施

3、庫房秩序管理

u 庫房編號

u 排列與編號

u 分別保管

表單14：全宗保管位置參見卡

表單15：檔案存放位置索引

表單16：檔案庫房保管檔案情況的存放位置索引

表單17：檔案代卷卡

視頻：你的檔案是怎么丟失的。

三、特殊載體檔案保管

1、錄音錄像

2、電子檔案

思考12：特殊載體保管有什么要求

表單18：電子檔案文件清單

小組互動3：公司檔案保管要注意哪些方面

 

第七講：實戰(zhàn)篇-檔案的檢索

一、檔案索的十種工具

1、案卷目錄

2、卷內(nèi)文件目錄匯編

3、分類目錄

4、主題目錄

5、文號索引

6、專題目錄

7、人名索引

8、全宗指南

9、專題指南

10、計算機檢索

二、檔案注目的項目

1、題名與責(zé)任說明

2、稿本與文種項

3、密級與保管期限

4、時間項

5、載體形態(tài)

6、附注與提要項

7、排檢與編號項

 

第八講：實戰(zhàn)篇-檔案的利用

思考13：您如何應(yīng)對他人借閱檔案

一、檔案利用的四大問題

二、檔案借閱的四大法則

三、檔案制度與隊伍建設(shè)

1、檔案的三化管理

2、檔案制度的修訂與完善

3、專兼職檔案員隊伍建設(shè)

4、檔案管理紀(jì)律要求

5、檔案管理監(jiān)督要求

小組互動4：公司檔案利用方面有哪些特別注意事項

 

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇

一、企業(yè)人事檔案工作的新時代和新形勢

1、新時代（政治角度）

2、新形勢（技術(shù)角度）

3、 國內(nèi)和國際環(huán)境對人事檔案管理的新要求

二、人事檔案管理的定義

1、什么是人事檔案管理

2、人事檔案管理的作用

3、人事檔案管理的原則

三、干部人事檔案管理的認(rèn)知

1、什么是干部人事檔案

2、干部人事檔案的10類材料

四、干部人事檔案的管理思路

1、如何整理干部人事檔案

2、干部人事檔案的分類方法

3、干部人事檔案材料的排序與編目

4、干部檔案材料的復(fù)制與加工

5、干部人事檔案傳遞的要求

五、人事檔案的管理流程

1. 人事檔案的依法收集

思考14：收集人事檔案的途徑有哪些？

2. 人事檔案的嚴(yán)格鑒別

3. 人事檔案的細致審核

4. 人事檔案的科學(xué)整理

5. 人事檔案的規(guī)范編目

6. 人事檔案的技術(shù)加工

7. 人事檔案的安全保管

8. 人事檔案的積極利用

9. 人事檔案的規(guī)范轉(zhuǎn)遞

表單19：查借閱檔案審批表

小組互動5：公司的干事人事檔管理要重點做哪些工作？

 

第十講：專門檔案管理-會計檔案篇

思考15：什么是會計檔案，會計檔案資料有哪些？

一、會計檔案的類別

1、會計報表

2、會計賬本

3、會計憑證

4、其他會計資料

二、會計檔案的裝訂

1、憑證裝訂

2、賬薄裝訂

3、報表裝訂

三、會計檔案的保管

國家《會計檔案管理辦法》第11條

四、會計檔案的借閱

國家《會計檔案管理辦法》第13條

五、會計檔案的鑒定

表單20：會計檔案的銷毀清冊

表單21：會計檔案的銷毀審批

小組互動6：公司的會計檔管理要重點做哪些工作？

 

第十一講：專門檔案管理-科技檔案篇

一、認(rèn)識科技檔案

1、概念

2、種類

表單22：科技檔案代字、代號表

二、科技檔案的收集

1、收集范圍

2、收集要求

3、收集方法

三、科技檔案-基建檔案整理三步曲

1、確定是否保存

2、項目分類

3、組卷

小組互動7：對圖紙進行折疊

表單23：基建檔案卷內(nèi)目錄

表單24：卷內(nèi)備考表

 

第十二講：案例篇-某國有銀行檔案管理分享

一、某國有銀行檔案管理內(nèi)部規(guī)定解讀

二、某國有銀行檔案分類編號方案

三、某國有銀行文件材料歸檔范圍清單

四、某國有銀行聲像檔案管理期限表

五、某國有銀行文書整理要求與方法

六、某國有銀行文書檔案保管期限表

七、某國有銀行聲像檔案及實物檔案規(guī)定

 

第十二講：政策法規(guī)篇-國家檔案管理法規(guī)核心內(nèi)容分享

一、《中華人民共和國檔案法》

二、《中華人民共和國檔案法實施辦法》

三、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

 

李彩玉老師   人力資源管理實戰(zhàn)專家

14年企業(yè)人力資源管理經(jīng)驗

12年香港上市企業(yè)高管經(jīng)驗

12年全國985/211高校招聘經(jīng)驗

中山大學(xué)EMBA/華南師范教育管理

國家勞動關(guān)系協(xié)調(diào)師/國家高級企業(yè)培訓(xùn)師

國家高級心理咨詢師/國家高級人力資源管理師

曾任：香港建滔集團工會主席/深圳寶安勞動調(diào)解委員會委員

曾任：本地寶集團戰(zhàn)略中心（總部）丨人力資源總監(jiān)

曾任：香港建滔集團(上市)總部丨人力資源總監(jiān)/管理學(xué)院院長

擅長領(lǐng)域：招聘面試、績效管理、薪酬管理、勞動風(fēng)險管控、人才梯隊建設(shè)、人力資源體系搭建、人才盤點、HRBP、OKR、非人、人才激勵、崗位勝任力建模、管理心理學(xué)……

版權(quán)課程：《職場金伯樂——關(guān)鍵人才招聘與甄選技術(shù)》

《縱橫職場——一張畫布塑造新生代職業(yè)生涯》

《菁英之路——職場新秀蛻變大神36計》

《金牌校招官——應(yīng)屆生的招聘與甄選技術(shù)》

《金牌宣講官——校園招聘成功宣講四法曲》

《目標(biāo)為王——可復(fù)制的績效管理及改進技術(shù)》

《凝心聚力，基因制勝——新時代企業(yè)文化構(gòu)建四步曲》

版權(quán)項目：《盤明萃賦——關(guān)鍵崗位人才勝任力建模微咨詢》

認(rèn)證課程：《英國博贊思維導(dǎo)圖》《管理心理學(xué)》《優(yōu)勢思維五步法》

 

李老師擁有14年企業(yè)人力資源管理實踐經(jīng)驗，歷任人力資源總監(jiān)、管理學(xué)院院長、勞動協(xié)調(diào)委員會負責(zé)人等職位，成功積累扎實的企業(yè)管理及人力資源實戰(zhàn)經(jīng)驗，有著互聯(lián)網(wǎng)、房地產(chǎn)、酒店、物業(yè)、化工、石油、機械制造、電路板、覆銅板、石墨稀電地暖等多重企業(yè)高管及人力資源管理實戰(zhàn)經(jīng)驗；曾為香港建滔集團解決全球70家分公司的人才儲備需求，為企業(yè)累計招聘了近千名優(yōu)秀的人才，輸送到了各分公司，并培養(yǎng)出了近百名的優(yōu)秀管理者，得到董事局領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)可。

老師更是對人力資源管理體系中戰(zhàn)略管理、人才預(yù)測、人才引進、培訓(xùn)開發(fā)、薪酬設(shè)計、績效優(yōu)化及勞動關(guān)系協(xié)調(diào)及風(fēng)險管控等六大方向模塊的建設(shè)有完整的設(shè)計思路，課程也是廣受企業(yè)好評，至今為止授課近600場，參訓(xùn)學(xué)員500期，課程好評率達98%。

 

部分服務(wù)過的客戶：

國企/央企：中國銀行、建設(shè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行、農(nóng)業(yè)銀行、農(nóng)村信用合作社、中國郵政銀行、浦東銀行、交通運輸部干部管理學(xué)院、中車集團、深圳市政、中國建筑、重慶國際復(fù)合材料、衛(wèi)士通、白運城投集團、國家電網(wǎng)（湖北、湖州、安吉、蘇州）、南方電網(wǎng)、南方航空、中核七院、中建八局、中建七局、中鐵六局、中建二局、華西集團、九州電器、中核七院、中國移動、中國聯(lián)通、中國電信、中興通訊

外資/上市/民企（互聯(lián)網(wǎng)/金融/房地產(chǎn)/制造/醫(yī)療/物業(yè)/）：富士康集團、廣東奧馬冰箱、深圳創(chuàng)維、深圳比亞迪、唯品會、順豐集團、三星集團

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