辦公費(fèi)用節(jié)省辦法

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清華大學(xué)卓越生產(chǎn)運(yùn)營總監(jiān)高級(jí)研修班

綜合能力考核表詳細(xì)內(nèi)容

辦公費(fèi)用節(jié)省辦法

第一條 購買消耗品要克制再克制  
從橡皮擦、鉛筆等細(xì)小的事務(wù)用品下手,大部分的人都認(rèn)為公司的消耗品, 隨時(shí)都可以購買而且價(jià)格低廉。這種觀念首先要改正,養(yǎng)成克制購買消耗品的習(xí)慣。尤其是才領(lǐng)用沒多久就要再申領(lǐng)就大有問題。合理的做法,例如,某些文具領(lǐng)用后最少六個(gè)月禁止再申領(lǐng)。雖然金額很小,也要訂出基準(zhǔn),依照申請制度領(lǐng)用,禁止隨便購買。  
第二條 消耗品的所有標(biāo)準(zhǔn)要制定領(lǐng)用明細(xì)  
對(duì)每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支,制定領(lǐng)用明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。然后每六個(gè)月一次,定期點(diǎn)查個(gè)人抽屜時(shí),多余的事務(wù)用品先回收。釘書機(jī)、剪刀、膠帶等,全員每天使用頻繁的東西,劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注意而遺失時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行由本人負(fù)責(zé)賠償。  
第三條 公司的物品、不要私自使用  
在公司內(nèi)事務(wù)用品等,能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費(fèi)是其中一部分。交際費(fèi)的一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品,帶回家使用的案件也有。公私不分,不只增加費(fèi)用支出,亦是不正當(dāng)?shù)牡谝徊健J紫雀刹恳?jǐn)慎以身作則。在節(jié)省費(fèi)用的運(yùn)動(dòng)中要嚴(yán)禁這種公私不分的舉動(dòng)。  
第四條 不要使用鉛筆與電動(dòng)削鉛筆機(jī)  
鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時(shí)間,使用電動(dòng)削鉛筆很容易削過頭。又要花錢購置電動(dòng)削鉛筆機(jī)而且還要付電費(fèi)。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動(dòng)鉛筆價(jià)格不貴,鉛筆芯可換裝,換裝鉛筆芯時(shí)多少會(huì)有損失,筆芯三支抵算鉛筆一支計(jì)算,節(jié)省下來的金額很可觀。  
第五條 抽屜內(nèi)要空出來  
人都有占有的壞習(xí)慣。在企業(yè)內(nèi)看員工每人的抽屜,從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費(fèi)行為。倒不如,抽屜全部不要使用。做一個(gè)壁柜可放置一切事務(wù)用品及統(tǒng)計(jì)資料。這樣做,消耗品、事務(wù)用品、統(tǒng)計(jì)資料等的數(shù)量可以減少,節(jié)省開支。又可防止不正當(dāng)使用, 沒有機(jī)會(huì)發(fā)生不正當(dāng)使用就可防止費(fèi)用的浪費(fèi)。
第六條 在公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)要盡量簡化  
聯(lián)絡(luò)用的文書,盡可能利用使用過的紙張反面,或廣告廢紙。不需要考慮對(duì)上司的不禮貌,需要裝入信封的文件,可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件,

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使用回紋針也是一種浪費(fèi),用釘書機(jī)釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時(shí),常因曲別針的重量,而超重增加郵費(fèi)的支出。
第七條 考慮信紙的折疊方式  
信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi),是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封,收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣,張數(shù)多時(shí)折為三折,比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然,利用三折方式為宜。  
第八條 收件人名稱要簡化  
H公司以一個(gè)字代表廠長級(jí),吳廠長就用吳代表即可??崎L級(jí)用兩個(gè)字,陳科長只用陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用,在公司內(nèi)的往來文件亦用簡稱, 這樣制作名牌時(shí)也因小而節(jié)省費(fèi)用。寫文件時(shí)吳只寫1個(gè)字,有3秒鐘就寫好, 如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個(gè)字,每字用3秒,寫8個(gè)字要花24 秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。
第九條 標(biāo)示事務(wù)用品的價(jià)格  
由公司提供的物品,往往沒有成本觀念,容易造成浪費(fèi)使用。所以需要把信紙1張多少錢,信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等,所有用品全部標(biāo)示價(jià)格。對(duì)每種用品的成本要花多少,讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費(fèi)用的第一步。每月最少在開會(huì)時(shí),突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個(gè)是多少錢”讓大家記得物品成本價(jià)格。  
第十條 貼出電話費(fèi)用表  
為了要讓全部員工對(duì)電話費(fèi)都有成本概念,編制電話費(fèi)用表,貼在電話機(jī)前。費(fèi)用要詳列,市區(qū)每通1次多少錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多少錢也要有概念。  
第十一條 電話通話定時(shí)  
有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作,已達(dá)到在1分鐘內(nèi)的時(shí)代。電話的通話最長在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話,3分鐘就150句。除了例外,全公司可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的運(yùn)動(dòng)。如指導(dǎo)得當(dāng),與外面的通話也可以縮短時(shí)間。
第十二條 利用電話自動(dòng)記錄機(jī)  
電話費(fèi)用自動(dòng)記錄機(jī)約幾千元就可以購入。為了對(duì)每次打電話花多少電話費(fèi)做到心中有數(shù)。對(duì)每臺(tái)電話每個(gè)月編立預(yù)算遵守費(fèi)用很有效。 幾千元的投資,長遠(yuǎn)計(jì)算很快就可以回收。許多公司使用自動(dòng)記錄機(jī)

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后 ,節(jié)省30%以上話費(fèi)。
第十三條 長途電話要經(jīng)由總機(jī)  
F公司為了提高成本概念,長途電話都由總機(jī)發(fā)出。電話機(jī)前放置記錄用紙,填寫通話結(jié)果。這樣可以做筆錄,同時(shí)可防止無謂的長途電話使用。也不會(huì)打錯(cuò)電話,在等對(duì)方通話時(shí)可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便,所以掛接長途電話亦很容易,像使用市區(qū)電話的輕易感覺。 經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況,同時(shí)也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。  
第十四條 建立電話傳真機(jī)系統(tǒng)  
總、分公司之間的電話費(fèi)用,在做記錄后,可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話費(fèi)用,還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用,消除傳達(dá)上的錯(cuò)誤。用電話如本人不在時(shí),就造成電話費(fèi)的浪費(fèi),用傳真機(jī)可以電送就沒有這個(gè)情況。與電報(bào)機(jī)不同的是,用電話傳真機(jī)時(shí),不必另請打字員打字,誰都輕易會(huì)使用。T公司改用傳真機(jī)后,電話費(fèi)省下約三分之一。  
第十五條 總、分公司之間,聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化  
員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò),需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為1、普通信件,2、限時(shí)專送,3、電話傳真,4、電話等,這些方法,制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話,改用電話傳真機(jī),及活用電腦連線等,而達(dá)到節(jié)省費(fèi)用。時(shí)代在進(jìn)步,頭腦也要轉(zhuǎn)得快,信息的傳達(dá)亦要符合時(shí)代需要。  
第十六條 用一個(gè)字的單位簡化公司內(nèi)的電話  
我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時(shí),“喂,林,好”就問候完,通常的方法,“ 喂,喂,我是林某,您好嗎?”要這么說,這個(gè)字?jǐn)?shù)的差異,前者三字,后者九字,差異很大。前者可節(jié)省時(shí)間與電話費(fèi)。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡略用一個(gè)字來傳達(dá)。季節(jié)的問候、久未見面、互相問候近況都要免除。  
第十七條 打電話要考慮區(qū)域  
業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò),從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時(shí),要考慮打電話的地點(diǎn)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員程度不一,有時(shí)和客戶中的異性一聊,往往忘了費(fèi)用一秒一秒的增加, 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費(fèi)用表,給每位業(yè)務(wù)員,這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話費(fèi)用。


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第十八條 利用5W2H表格  
為了節(jié)省電話費(fèi)用,打電話前先作成5W2H的表格,整理后再打電話。這個(gè)表格不只是打電話前使用,接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。
1、WHEN 何時(shí)  
2、WHO 誰  
3、WHAT 何事
4、WHY 理由
5、WHERE 場所  
6、HOW 方法  
7、HOW MUCH 數(shù)量、金額  
第十九條 對(duì)方講話中則改時(shí)再打  
從這邊打的電話,常常會(huì)碰到對(duì)方在另一線電話講話中。這個(gè)時(shí)候不要用“我等待”而問“是不是要些時(shí)間”如果還要一點(diǎn)時(shí)間的話,告訴對(duì)方“待一會(huì)再打來”先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費(fèi)用,同時(shí)兩邊的電話機(jī)都可以空出來?!?
第二十條 要求對(duì)方打過來  
向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對(duì)方每天固定時(shí)間打電話來,這樣可以有計(jì)劃的進(jìn)行工作,同時(shí)可以節(jié)省電話費(fèi)。這個(gè)方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個(gè)方法,依對(duì)方的立場,有時(shí)候行的通,有時(shí)候行不通的。例如對(duì)方與這邊立場相等,碰到對(duì)方另有一部電話時(shí)可說“很抱歉,講完電話可否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。  
第二十一 條 禁止電話私用  
市內(nèi)電話就無所謂,家鄉(xiāng)、朋友等的長途電話,被私人使用是一筆很大支出。私用電話不但是費(fèi)用的損失,對(duì)周圍的人也會(huì)構(gòu)成妨礙工作,所以絕對(duì)禁止。工作中原則上,朋友與戀人打來電話都要禁止。私用電話要休息時(shí)間打來?!?
另外一種方法是,在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話,供私用,多少也可以增加收入,一舉兩得。  
第二十二條 每1盞燈,設(shè)置1個(gè)開關(guān)  
通常在房間的進(jìn)出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每1盞設(shè)置1個(gè)開關(guān),可以節(jié)省電費(fèi)。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān),換成每1燈1開關(guān)的工程費(fèi),


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數(shù)年間就可以節(jié)省回來。對(duì)節(jié)省有無觀念,只看是否用1盞燈1個(gè)開關(guān)就能判斷。  
第二十三條 桌上放置臺(tái)燈  
在桌上辦事,而光線從天花板照射是一種浪費(fèi),在各人桌上放置日光臺(tái)燈,可以節(jié)省電費(fèi)。臺(tái)燈要準(zhǔn)備20瓦以上為宜。比裝在天花板上的40瓦雙管一盞的日光燈經(jīng)濟(jì)的多。白天稍微陰暗時(shí),或室內(nèi)只有一、二人時(shí)天花板上的燈大放光明是非常浪費(fèi)。  
第二十四條 定期清掃日光燈管  
日光燈如果不清掃,六個(gè)月就減低效率10──30%。希望盡可能每月都用干布擦試。又三個(gè)月──六個(gè)月一次用清潔劑清除干凈。有的企
業(yè)用到日光燈管壽命終了都沒有清掃過,這是沒有節(jié)省觀念。污濁的天花板及墻壁要細(xì)心去清掃,要有自發(fā)去清掃的想法。  
第二十五條 窗戶不可放物品  
在難得的窗戶旁邊放置物品,阻擋光線進(jìn)入,反而需要照明這就失去了窗的作用。要養(yǎng)成將玻璃常常擦洗干干凈凈的習(xí)慣。 在德國的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜歡洗澡,但一提起擦洗玻璃就認(rèn)為是一件苦差事。
第二十六條 盡量使用日光燈  
日光燈的電費(fèi)是燈泡電費(fèi)的三分之一。家庭與商店就當(dāng)別論,在公司內(nèi)盡量使用日光燈。同樣的日光燈白色比晨光色的功效強(qiáng)10%。在屋外要用比日光燈高壓的水銀燈,可得到相當(dāng)于燈泡7──8倍效果的照明。  
第二十七條 日光燈管提早裝換  
日光燈的換裝要在3000-5000小時(shí)左右。日光燈管壽命終了前,盡早換裝。使用到最后會(huì)增加電費(fèi)及失去效率。要計(jì)算使用時(shí)間較為困難,用到燈管出現(xiàn)黑影圈時(shí)訂為換裝時(shí)間,每月底定期檢查換裝。  
第二十八條 適合場所的照明度  
廁所、洗水間、樓梯間,走廊等以150--200度為宜。辦事處用300--500度較為合適。會(huì)議室要配合氣候、白天、晚上的需要而裝置照明調(diào)節(jié)器比較合適。 度(LUX)的訂算是60瓦燈泡光線離1米處的光度為
 

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65度。 照明度要用得合適。  
第二十九條 暖氣器具的保養(yǎng)  
暖氣器具的保養(yǎng)要在使用前進(jìn)行。是否完全燃燒會(huì)造成一個(gè)冬天下來燃料費(fèi)物很大差別。反射式的暖氣用器,每天勤擦試,可提高熱效率。因?yàn)闊釟馐窍蛏仙模砸惭b空氣循環(huán)器,也可以考慮在天窗附近安裝電風(fēng)扇。  
第三十條 提前30分關(guān)掉暖氣機(jī)  
使用暖氣機(jī)的企業(yè),下班前要有關(guān)機(jī)的習(xí)慣。加班也要在加班下班前30分鐘關(guān)機(jī)。依這個(gè)方法每年可節(jié)省很大的暖氣費(fèi)用。  
第三十一條 空調(diào)機(jī)裝設(shè)位置適當(dāng)嗎?  
空調(diào)機(jī)盡量裝在日光直射不到的位置,最好裝在朝北的方向。日光直射的窗戶使用濾光裝置,避免日光直射?;蚶么昂?。在外面的空調(diào)機(jī),在日光的照射下會(huì)影響效率,上面要裝設(shè)遮陽板以免日光直射。
第三十二條 空調(diào)機(jī)每月清理一次
冷卻裝置及空調(diào)機(jī)的蓄電座與濾壓器的清除,要有每月清除一次的習(xí)。一年都不清除據(jù)說會(huì)減少20%的熱效率。空氣中有很多污染物,過濾器很容易被污染。由于這些瑣事不被重視,又是污穢的工作,誰都不愿意做,因此浪費(fèi)很多電費(fèi)。  
第三十三條 室內(nèi)冷氣不要開得過冷  
為了不超過公司內(nèi)規(guī)定的冷度,派負(fù)責(zé)人,每1小時(shí)檢查溫度。每超過1度就要多花約10%的電費(fèi)支出。 太冷不只造成電費(fèi)的浪費(fèi),也容易罹患冷氣病。而且與室外溫度太大,會(huì)導(dǎo)致體力消耗,依實(shí)際情況確實(shí)調(diào)節(jié)溫度是很重要的。  
第三十四條 冷凍柜的省電擺設(shè)  
商品冷凍柜的擺設(shè)如果超過一定的高度時(shí),冷氣會(huì)外泄造成電費(fèi)的浪費(fèi),還可能會(huì)降低質(zhì)量。冷氣的進(jìn)出口如被塞住亦是一種浪費(fèi),所以每天,由負(fù)責(zé)人定時(shí)巡查,擺設(shè)柜內(nèi)盡量不要有燈泡燈光、與太陽光的直射。在擺設(shè)柜附近因炊事而有熱源的事也要避免。冷凍柜的冷氣有一部分的外泄,可以利用其冷氣作室內(nèi)的冷氣用,可節(jié)省冷氣室的費(fèi)用25%。零售店的冷凍柜、冷藏設(shè)備的電費(fèi)實(shí)在太大。不深入研究的話,便無利可圖。溫度的調(diào)節(jié)分為,上午、中午、下午三次實(shí)行。除霜工作要早一點(diǎn)做好,關(guān)店門后蓋上蓋子以節(jié)省電費(fèi),一個(gè)  


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晚上可節(jié)省10%。
第三十五條 多利用樓梯  
電梯的使用,耗用電力龐大。為了節(jié)省電費(fèi),上下三樓的梯應(yīng)禁止使用。也有在一定的時(shí)間,停電一部電梯的方法。  
第三十六條 燒開水要有效率  
煤氣熱水器比煤氣爐多三成至四成的熱效率。所以早上燒開水時(shí),從熱水器取熱水,放在水壺?zé)_后,倒入熱水瓶使用是最經(jīng)濟(jì)的方法。燒開水的要訣是,燒開水不要讓它再變冷水。即不要燒多余的開水。所以要量好使用量再燒。  
第三十七條 煤氣的母火不能忽略  
煤氣熱水器的母火,一日10小時(shí)連續(xù)點(diǎn)火,要浪費(fèi)約10元。煤氣爐的開水燒開后,很多公司沒有即時(shí)把火關(guān)掉,在廚房發(fā)生很大的浪費(fèi)。現(xiàn)在已到煮蛋都要計(jì)算時(shí)間的時(shí)代,燒開水是每日都要做的工作不可隨便,水量、爐火的大小與時(shí)間都要有標(biāo)準(zhǔn)化。  
第三十八條 煤氣爐最好的使用方法  
使用煤氣爐時(shí),把開關(guān)開到最大火是很浪費(fèi)的。用中火可以節(jié)?。保埃サ娜剂稀;鹧鎰偤迷谒畨氐撞考纯桑灰尰鹧媾艹鏊畨赝?。水壺要選平底壺,可提高熱效率。裝水時(shí)底部不可弄濕,濕了要多花2%的煤氣。
第三十九條 規(guī)定熱水的溫度  
熱水器的溫度,因使用的人不同,而沒有一定的標(biāo)準(zhǔn),用于打掃與洗碗杯時(shí),50°為適中。飲水用時(shí)調(diào)到最高溫,待到水管燒開后,再倒入熱水瓶使用。最好在熱水器旁邊貼出紙條“打掃與洗碗用50°溫水”。  
第四十條 水龍頭要關(guān)緊  
自來水漏水的損失很大。例如,像線絲的漏水,流了二十四小時(shí)就足夠洗澡用水的份量。滴滴程度下的水二十四小時(shí)下來亦有3桶的水。這只是一天就無妨,一年積下來的損失就很大。在水龍頭上面墻壁貼出“像線絲漏水下來可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水的損失”的標(biāo)語?!?
第四十一條 廁所的水費(fèi)亦要節(jié)省 



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女性進(jìn)廁所為了不要讓人聽到發(fā)出的聲音,小解也要把水打開使用;以節(jié)省費(fèi)用的觀點(diǎn),是一種浪費(fèi),有的公司利用水流的聲音裝置使用來解決問題。洗車時(shí)用水管直接沖洗亦是一種水的浪費(fèi)。準(zhǔn)備水桶先洗掉污泥,再用小量的水清洗就夠用?!?
第四十二條 建造節(jié)省能源的建筑物 
以后建造房屋、或改造時(shí)要建成省能源的構(gòu)造。墻壁及天花板要使用隔熱材料。地板用地毯,窗戶用雙重玻璃,而且外側(cè)要用不透明玻璃。窗戶要用落地窗簾等等多加考慮,暖氣房有可能節(jié)?。叮埃サ娜剂腺M(fèi)。冷氣房亦可以節(jié)?。常担サ碾娰M(fèi),數(shù)字實(shí)在可觀。 
第四十三條 對(duì)紙張流程有無浪費(fèi)作一總檢查事務(wù)的工作和紙張有很大的關(guān)聯(lián),紙的數(shù)量增加會(huì)導(dǎo)致全體的工作增加,因此公司內(nèi)部最好檢查看看紙張的流程?!?
1、 是否有已不再使用帳簿類。 
2、 能否減少報(bào)告書類,例如把日報(bào)變成周報(bào)、把周報(bào)變成旬報(bào)、把旬報(bào)變成月報(bào)?!?
3、 能否減少分類和項(xiàng)目。處理賬務(wù)工作的人所做的賬務(wù)傳票類,既復(fù)雜又難以了解,做的人麻煩,看的人也費(fèi)神,所以賬簿如果不能井然有序,就不具有任何意義?!?
4、 能否減少賬票類的張數(shù)。盡可能依據(jù)簡化的內(nèi)容減少張數(shù),即使是一張也好。 
5、 能否減少手寫的工作。字丑的人所寫的字,除了自己滿足之外,是相當(dāng)累人的,可以說是事倍功半。而且即使寫字漂亮的人慢慢地寫的話,成本也要增加。所以,若手寫是必要的話,要請字寫的漂亮的、寫的又快的人寫。或許現(xiàn)在應(yīng)是以文書處理極有效率地工作的時(shí)代。 
6、 是否不問內(nèi)容,只是蓋章了事。內(nèi)部牽制制度雖有必要,但是不問內(nèi)容, 只是蓋章又會(huì)形成別的問題。 與其抱著“大家的責(zé)任到頭來是誰也沒有責(zé)任”, 不如以認(rèn)真地審查、負(fù)責(zé)地蓋章來的重要。
7、 能否減少轉(zhuǎn)記的工作。轉(zhuǎn)記多的工作以其時(shí)間成本來看是虧損的,而且又可能轉(zhuǎn)記錯(cuò)誤,其中最具代表性是賬簿式會(huì)計(jì)。雖然努力規(guī)規(guī)矩矩記賬是值得欣賞的,遺憾的是它已經(jīng)落伍了。若現(xiàn)在尚且拘泥于賬簿式會(huì)計(jì)是很不經(jīng)濟(jì)的?!?
8、 是否無端的謄稿。即使是一封信,從寫草稿到慢慢地謄稿就需要浪費(fèi)不少的時(shí)間和紙張,而現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代處理文件以文書處理是無須擬

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草稿的,而且能獲得更好的效果?!?
9、 能否減少散發(fā)資料的份數(shù),出席的人數(shù)尚未確定就大量的影印資料,
這樣做是很沒有成本觀念的?!?
10、 資料能否立即取出。例如在H不動(dòng)產(chǎn)公司,在晚間突然熄燈而命令職員帶○○資料集合,職員們就需在黑暗中用手摸索找出資料,并于三分鐘內(nèi)在會(huì)議室集合。我們不管這種訓(xùn)練有無必要。但是必要的資料無法迅速地取出是個(gè)很大的問題?!?
第四十四條 適當(dāng)?shù)挠嗁徲∷⑵纷屑?xì)地調(diào)查公司過去印刷品的訂購及使用張數(shù),而后注意適當(dāng)?shù)挠嗁?,雖然整批訂購較為便宜,但是要在好幾年才能用完的情況下,可就不知道那一邊更為便宜了。 最好把消耗品及商品庫存一年要增加公司30%成本的事牢記在心。因此若庫存兩年,就像增加購入價(jià)格的60%的成本一樣,所以當(dāng)印刷品使用張數(shù)較小時(shí),用復(fù)印品會(huì)比較好。雖然想使用它好幾年,然而在現(xiàn)在日新月異的世界里,經(jīng)營構(gòu)架不斷地推陳出新,以符合時(shí)代潮流,這些印刷品有時(shí)也就顯得有些不符合實(shí)際?!?
第四十五條 復(fù)印時(shí)動(dòng)些腦筋大多數(shù)的復(fù)印機(jī)依其租用契約,每一張的復(fù)印均有其成本,而公司內(nèi)部經(jīng)常不注意這個(gè)問題, 若了解這種情況, A4的資料就不要全用A3的紙影印,可僅僅影印一張A4的,其余的兩張合起來用A3的影印,之后用截紙機(jī)截?cái)? 就能降低成本。租用契約也依每家公司或許有些不同,但是用A3的印20張與用A4的相互比較應(yīng)可省下一半的復(fù)印次數(shù)及費(fèi)用。
第四十六條 兩面復(fù)印用復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)盡可能復(fù)印雙面,這樣做會(huì)降低紙張的費(fèi)用,且在郵寄時(shí)郵票及信封費(fèi)用也會(huì)降低,并且將這些復(fù)印件歸檔時(shí),檔案用紙也會(huì)減少。使用單面的話,數(shù)量會(huì)相當(dāng)?shù)凝嫶蟆?
第四十七條 讓復(fù)印機(jī)定時(shí)休息有許多的企業(yè)將復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管, 且又并非一整天都在使用。特別是午休時(shí)間幾乎不使用。因此休息時(shí)要將機(jī)器關(guān)掉。而使用頻率小的企業(yè), 最好決定某時(shí)間才使用復(fù)印機(jī)比較好。復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管,經(jīng)常要浪費(fèi)掉3瓦左右的電力。  
第四十八條 統(tǒng)一紙張的大小使用復(fù)印機(jī)時(shí)不經(jīng)思索就用大號(hào)的紙張印的人是神經(jīng)遲鈍的,因?yàn)殡娮訌?fù)印機(jī)械性能提高之后,復(fù)印時(shí)具有放大、縮小的功能。我們雖可依資料的內(nèi)容不同而調(diào)整影印紙張的大小,然而各部門最好仍依其使用紙類盡可能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果不這樣的

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話。將影響其文書及檔案的整理。
第四十九條 廢棄的紙不要丟入垃圾箱重要的文書以碎紙機(jī)裁碎后,可以做為填充料或是賣給收破爛的回收。一向?yàn)槿怂_的紙類及報(bào)紙,最好也匯集起來當(dāng)做廢品回收。但是在許多的企業(yè)里,多數(shù)將這些丟入垃圾箱;而寫壞的紙張通常撕掉或揉起一團(tuán)丟掉,但是最好把它當(dāng)做便條紙、稿紙等再充分利用。 
第五十條 在文書上加上分類號(hào)碼在文書整理保存上,最好分門別類予以編號(hào)。分為“大分類”、“中分類”“小分類”三個(gè)等級(jí)似乎比較好。大分類是以各部門為主,中分類如果以營業(yè)部門為例的話,就是“采購”、“庫存”、“銷售”等等,小分類就是“售貨員別、月別銷售績產(chǎn)表”、“地區(qū)別績效表”、“顧客別績效表”等等?!?
第五十一條 確實(shí)規(guī)定文書保存期限超過保存期限的文書,不但占據(jù)了公司的文書柜,而且也妨礙了其他文書取放。因此,最好以一年為期,預(yù)先決定日期實(shí)施文書汰換工作。對(duì)于文書的保存期限,可參考以下所列舉的文書保存表。有的公司把文書隨便塞入紙箱內(nèi),收存取閱非常不便,而所需的資料無法立即找出,也無法分析資料,最重要的是為了取得所要的資料,而花費(fèi)的翻箱倒柜的功夫,也是要算成本的?。?
文書保存表: 
1、 永久保存:  
有關(guān)儀式、典禮的重要文件。 
建筑物的新建、改建及增建的文件?!?
有關(guān)土地取得及處分的重要文件?!?
有關(guān)建筑物取得及處分的重要文件。
  2、 保存10年 
有關(guān)股份名義重寫的文件。 
有關(guān)新股票的發(fā)行及股票廢除的文件。
有關(guān)繳納股款的文件?!?
有關(guān)加薪、資金及主管津貼的文件。 
有關(guān)工資籌措及運(yùn)用的文件。 
有關(guān)年度及每月的決算文件?!?
有關(guān)賬目的決算紀(jì)錄及整理的重要文件(總決算表、現(xiàn)金收支表)。



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有關(guān)賬目傳票的紀(jì)錄?!?
有關(guān)收入、支出的原始憑證?!?
有關(guān)賬產(chǎn)的評(píng)估及折舊的文件?!?
有關(guān)地方稅的文件。 
有關(guān)投資公司監(jiān)查報(bào)告的文件?!?
有關(guān)股東息利的文件?!?
有關(guān)股票授受的文件?!?
有關(guān)員工身份保證的文件?!?
有關(guān)員工宿舍的籌設(shè)及管理的文件。  
?。场?保存5年 
有關(guān)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)、房屋津貼及結(jié)婚補(bǔ)助的文件?!?
有關(guān)營業(yè)成績月報(bào)的文件?!?
有關(guān)傳票統(tǒng)計(jì)的文件。 
有關(guān)個(gè)人所得稅的文件?!?
有關(guān)稅捐的文件。
有關(guān)和投資公司聯(lián)絡(luò)的重要文件?!?
有關(guān)取得投資公司的股份及處分的重要文件?!?
會(huì)議記錄、干部名冊、干部會(huì)議決議錄?!?
有關(guān)干部異動(dòng)的重要文件。 
有關(guān)法令的文件。 
有關(guān)訴訟、訴愿的文件?!?
有關(guān)章程制訂及改廢的文件。 
規(guī)程類集。 
有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請及報(bào)告文件。 
有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書?!?
有關(guān)專利及商標(biāo)的文件。 
有關(guān)重要的契約、協(xié)定及備忘錄的文件?!?
有關(guān)業(yè)務(wù)組織的規(guī)定及改廢的文件。 
有關(guān)公司圖章、董事長圖章、其他干部的圖章及改廢的文件。 
有關(guān)股東大會(huì)的文件。 
有關(guān)股東名冊的文件。 
股東印鑒簿。


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有關(guān)考勤表的文件?!?
有關(guān)股票分配的文件?!?
員工名冊?!?
有關(guān)員工任用、解聘、退休、復(fù)職及特令的文件?!?
有關(guān)員工的身份及賞罰文件?!?
有關(guān)員工戶籍謄本的文件。 
有關(guān)勞動(dòng)協(xié)約及工會(huì)協(xié)定的文件?!?
有關(guān)經(jīng)營協(xié)議會(huì)及團(tuán)體聯(lián)系的文件。
健康保險(xiǎn)、被保險(xiǎn)者賬簿?!?
養(yǎng)老保險(xiǎn)年金、被保者賬簿?!?
職業(yè)傷害保險(xiǎn)、被保者賬簿 
有關(guān)貸款的重要文件。 
有關(guān)法人所得稅及營業(yè)稅的文件。 
有關(guān)被合并公司的稅務(wù)的文件?!?
有關(guān)投資及融資的重要文件。
4、 保存3年 
經(jīng)營會(huì)議(科長會(huì)議紀(jì)錄)?!?
有關(guān)郵件的發(fā)送、收受及郵資的文件?!?
發(fā)文簿、收文簿?!?
有關(guān)捐款、贊助金及贈(zèng)與的文件?!?
干部會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄?!?
有關(guān)規(guī)定的制定、改廢及施行的文件。 
有關(guān)政府機(jī)關(guān)簡易的許可、申請?jiān)S可及報(bào)告的文件?!?
有關(guān)紅利的文件?!?
有關(guān)投資公司營業(yè)報(bào)告的文件?!?
有關(guān)土地租賃契約的文件?!?
有關(guān)圖書管理的文件?!?
有關(guān)招待和其他對(duì)外研討會(huì)的文件?!?
有關(guān)和外在團(tuán)體聯(lián)絡(luò)的文件?!?
有關(guān)安全管理的文件(公司內(nèi)部自我約束,突發(fā)災(zāi)害防制、防火)?!?
有關(guān)慶典、紀(jì)念的文件?!?
有關(guān)發(fā)信、收信的文件。(公司內(nèi)部的文件往返)

………………
辦公費(fèi)用節(jié)省辦法
 

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